Организация документооборота в розничной сети Магнит АО Тандер



ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Важной характеристикой общества на сегодняшний день является его информатизация. Уровень информатизации может быть определен уровнем используемых информационных технологий. Одним из ключевых направлений развития информационных технологий считаются системы управления, применяемые для автоматизации таких задач, как управление производством, учетом, сбытом, кадрами, финансами и информационными ресурсами.

Повышение объемов информации компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к осуществлению информационно-документационного обслуживания. В данных условиях появляется потребность оптимизации отработанных методов поиска, обработки и хранения сведений (документов) с формированием новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации документационных потоков организации, применяя современные компьютерные технологии.

Использование современных информационных технологий обладает важным значением для улучшения внутренних процессов организации, оперативного доведения сведений до исполнителей, совершенствования взаимодействия подразделений и конкретных исполнителей в ходе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска сведений и определения стадии исполнения документов и их местонахождения.

Цель исследования – разработать подход к организации документооборота в розничной сети «Магнит» АО «Тандер» как экономической системы с использованием инструментов  электронного документооборота.

Для достижения цели необходимо решить ряд задач:

- изучить теоретические и правовые аспекты организации электронного документооборота в сетевом бизнесе;

АО «Тандер»;

-разработать подход к организации экономической основы документооборота в розничной сети «Магнит» АО «Тандер» и оценить экономический результат от предложенного мероприятия.

Объект исследования – система электронного документооборота EDI в АО «Тандер».

Предмет – процесс организации системы электронного документооборота EDI в АО «Тандер».

Теоретической основой исследования послужили положения и выводы, содержащиеся в трудах отечественных и зарубежных ученых в области изучения теории и практики организации информационно-коммуникационной системы с помощью инструментов инновационного менеджмента в сетевом бизнесе таких как  А.В. Жеребенкова, О.И. Захаркина, И.Я. Киселев, М.Ю. Рогожин.

При написании выпускной квалификационной работы основными источниками информации послужили:

– нормативно-правовая база (Налоговый кодекс РФ, Федеральные Законы, регламентирующие организацию электронного документооборота);

– материалы, полученные в процессе прохождения производственной практики в розничной сети «Магнит» АО «Тандер».

Методологическую основу исследования составили метод наблюдения, анализа, индукции.

Практическая значимость выпускной квалифицированной работы заключается в том, что инновационной подход в организации системы электронного документооборотаEDI обеспечивает возможность снизить затраты при обработке документации.

Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.

Во введении раскрывается актуальность темы выпускной квалификационной работы, определяются объект и предмет исследования, устанавливаются цель и задачи, указывается информационная и методологическая база выпускной квалификационной работы.

В первой главе «Теоретические и правовые аспекты организации электронного документооборота в сетевом бизнесе» рассмотрено формирование понятийного аппарата работы, определены основные этапы и правовые аспекты документооборота в организации, а также преимущества электронного документооборота.

Во второй главе «Анализ документооборота в розничной сети «Магнит» АО «Тандер» проведен анализ деятельности розничной сети «Магнит» АО «Тандер», рассмотрен процесс системы электронного документооборотаEDI в«Магнит» АО «Тандер», выявлены недостатки системы электронного документооборотаEDI.

В третьей главе «Совершенствование экономической основы документооборота в розничной сети «Магнит» АО «Тандер» предложено в систему электронногодокументооборотаEDI функцию «Список приложений», который позволитповысить качество обслуживания заказчиков, то есть все заказы будут учтены, что приведет к  повышению доходов предприятия; увеличится скорость реагирования на запрос сокращение времени заключения договоров,  что увеличит оборот заказчиков и соответственно отпускаемой продукции.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СЕТЕВОМ БИЗНЕСЕ

1.1 Формирование понятийного аппарата работы

Международный стандарт «Guidelines for an Innovation management system» определяет инновацию как конечный результат инновационной деятельности, которая получила воплощение в виде нового или усовершенствованного продукта, внедренного на рынке, нового или усовершенствованного технологического процесса, используемого в практической деятельности, либо в новом подходе к социальным услугам [1, 2].

Инновационная деятельность представляет собой прикладную деятельность, направленную на реализацию накопленных научно-технических знаний, технологий, оборудования, с целью увеличения реализации товаров (услуг), имеющих конкурентные преимущества на внешнем рынке [3].

Экономическая система – это совокупность взаимосвязанных и соответствующим образом упорядоченных элементов экономики, образующих определенную целостность, экономическую структуру общества, которая имеет общую цель [26].

Розничная торговая сеть –это совокупность предприятий розничной торговли и других торговых единиц, размещенных на определенной территории в целях продажи товаров и обслуживания покупателей или находящихся под общим управлением. Это основное организационное и техническое звено, через которое доводятся до потребителя товары и удовлетворяются их потребности в разнообразных товарах народного потребления.

Система автоматизации документооборота,система электронного документооборотаорганизационноехническая система,которая обеспечивает процесс формирования,управления доступами распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также гарантирующая контроль над потоками документов в организации.

Документ(документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Каждый документ – это договор, имеющий стоимостную оценку.

Документооборотдвижение документов в организации с момента их заполнения или получения до завершения исполнения или отправления(ГОСТ Р 51141-98);комплекс работ с документами: прием, регистрация,рассылка,контроль исполнения,формирование дел,хранение и повторное использование документации, справочная работа.

От организации документа оборота зависят денежные потоки всех участников сети (посредников, производителей продукции).

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

Документопотокэто группа документов одного вида или назначения, которые имеют единый маршрут.

Объем документооборота – это число документов, которые поступают в организацию и были созданы ею за некоторый период времени.

Величина документооборота нужна для:

В целом объем документооборота демонстрирует загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его сотрудникам приходится работать с документами.

Ключевыми целями исследования документопотоков организации являются:

Информационно-аналитическая система –автоматизированная система позволяющая экспертам быстро анализировать большие объемы данных, как правило, является одним из элементов ситуационных центров.

Электронный документ(ЭД) –документ,который был создан посредством средств компьютерной обработки информации, подписанныйэлектронной цифровой подписью (ЭЦП)и сохранённый на машинном носителе в виде файла определенного формата.

Электронный документооборот(ЭДО) – единый механизм по работе с документами,представленными в электронном виде,с реализацией концепции«безбумажного делопроизводства».

EDI (англ. Electronic data interchange – электронный обмен данными) – взаимодействие на предприятиях между компьютерами в виде стандартизированных бизнес-операций стандартного формата.[29]

1.2 Документооборот в организации: основные этапы и правовые аспекты

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ от 27.07.2006 г. (ред. от 13.07.2015 г.) «Об информации, информационных технологиях  и о защите информации» (с изменениями и дополнениями, вступающими в силу с 10.01.2016 г.) электронный документ – документированная информация, которая представлена в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с применением электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Основными нормативными документами, регулирующими документооборот в Российской Федерации, являются:

– Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

– Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

– ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

– ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст);

– Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» [4].

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние). Схематично внутренний документооборот представлен на рисунке 1.

Входящие документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы: получение корреспонденции, регистрация, рассмотрение документа, вынесение резолюции, контроль за исполнением резолюции, исполнение, приемка работ.

Рисунок 1 – Внутренний документооборот в организации

Первые системы электронного документооборота (ЭДО) возникли в банковской сфере. В западной литературе подобные системы называли «системы электронного перевода денежных средств» (The Electronic Funds Transfer Systems) и их начали внедрять с начала 1970-х годов. После чего системы ЭДО стали широко использоваться и для обмена другой коммерческой информацией. Уже много лет такие системы используются в области авиационной промышленности для продажи и бронирования авиационных билетов, предприятиями в области химической промышленности. Транснациональная текстильная фирма «Benetton» применяет в своей деятельности систему ЭДО для передачи необходимых сведений между своими подразделениями, которые занимаются реализацией и производством продукции. Примеры демонстрируют, насколько широк спектр использования систем безбумажного документооборота в коммерческой деятельности в индустриально развитых странах. Даже при оформлении таможенных документов непросто избежать заполнения бумажных форм и бланков, в некоторых государствах (к примеру, во Франции, Норвегии) стало возможным представление деклараций в электронном виде. Вероятно, масштабы применения систем ЭДО в коммерческой деятельности будут повышаться благодаря преимуществу этих систем перед традиционным документооборотом. По оценкам американских фирм-производителей автомобилей, использование ЭДО позволяет сократить затраты около 200 долларов с каждого производимого автомобиля. Суммарное годовое уменьшение затрат благодаря применению систем ЭДО в Норвегии уже в 1989 г. оценивалось около 1 миллиарда долларов. [4]

В области электронного документооборота действуют следующие международные стандарты: стандарт СШАDoD 5015.2-STD (DesignCriteriaStandardforElectronicRecordsManagementSoftwareApplications), стандарт ЕвросоюзаMoReq (Model requirements for the management of electronic records).

Согласно международным стандартам система электронного документооборота представляет собой специализированный пакет разработки, несколько отдельных интегрированных пакетов, заказную разработку или  их комбинацию.

Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В настоящее время подготовлен проект Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности».

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, сопряженных с осуществлением официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, нацеленных на повышение уровня внедрения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним необходимо отнести утверждение перечисления государственных услуг, оказываемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми существенными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Согласно закону «Об информации, информатизации и защите информации» информатизация − организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.Электронный документооборот как совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, является частью процессов информатизации. Информационно-коммуникационная система является более широким понятием  и  включает в себя систему формирования и использования информационных ресурсов, информационно-телекоммуникационную инфраструктуру, научно-технический и производственный потенциал, необходимый для формирования информационно-телекоммуникационного пространства, рынок информационных и телекоммуникационных средств, информационных продуктов и услуг, систему обеспечения информационной безопасности, правовую базу информационных отношений.

1.3 Преимущества электронного документооборота

Современный порядок ведения компаний и организаций требует значительного объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование являются довольно сложными и обременительными процедурами, которые не представляется возможными. Единственный эффективный подход в этой ситуации является использование современных технологий и высокая автоматизация всех этапов деятельности с документами.

К тому же, появление в последнее временя достаточного количества доступных вычислительных мощностей и высокого качества программного обеспечения, позволяет внедрить это решение  экономично и легко. [11]

Возможность внедрения юридически значимого электронного документооборота в существующие информационные системы и бизнес-процессы заказчиков помогает вывести работу предприятий крупного, среднего и малого бизнеса на качественно новый уровень. Использование механизмов обмена документами в онлайн-режиме обеспечит следующие преимущества: независимость от географического расположения, повышение производительности труда финансовых и бухгалтерских служб, оптимизация расходов на ведение бизнеса.

Также автоматизация даст возможностьв режиме он-лайнполучать информацию озатратах по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат [6].

Автоматизация документооборота на предприятии обеспечивает значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму затраты на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных отчетов.

Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что,

помимопрочего, повышает доверие к предприятию со стороны партнеров.

Система электронного документооборота позволяет автоматизировать разработку и координацию всех документов организации, осуществлять пересылку по электронной почте документов, чтобы обеспечить информацией широкий круг работников, а также издавать приказы и следить за их выполнением, а также создавать любые бизнес-процессы, чтобы решить  какие-либо проблемы организации.

Система содержит ряд встроенных стандартных бизнес-процессов, охватывающих большую часть рабочего процесса. С помощью этих процессов, вы можете очень быстро приступить к работе с системой. В дополнение к стандартным, пользователи могут разрабатывать свои собственные процессы и вносить необходимые коррективы в существующие процессы, с помощью удобного инструмента, встроенного в систему.

Любой бизнес-процесс может быть запущен пользователем системы, который имеет соответствующие полномочия [3]. Кроме того, система обеспечивает гибкость планирования событий, что позволяет предварительно настроить дату и периодичность запуска различных процессов и уведомлений.

Система позволяет работать не только с внутренними документами организации, но и полностью автоматизировать обработку входящих и исходящих документов. Такая автоматизация значительно сокращает обработку входящих документов и облегчает их интеграцию, делает весь процесс входящего документа для отправки исходящих документов полностью прозрачным и управляемым. [12]

Время, затрачиваемое на типовые операции при обработке бумажных и электронных документов, показано в таблице 1 и на рисунке 2.

Одним из ключевых преимуществ автоматизации бизнес-процессов организации с помощью системы электронного документооборота – появление полного контроля над выполнением всех задач, решаемых в организации.

В дополнение к условиям разработки и согласования документов, руководитель может контролировать все аспекты работы своих подчиненных, в то время как они работают в системе, количество выполняемых задач, время выполнения заданий, количество просроченных задач и времени, для которого они были просрочены.

Уполномоченные сотрудники получают своевременно уведомление о том, что работа не может быть сделано во времени. То есть можно оперативно решать потенциальные проблемы. Кроме того, в любое время, вы можете запросить подробные отчеты о выполнении текущих задач организации.

В последние годы стали появляться электронные документы, направленные на малые и средние бизнес – системы, которые имеют черты, характерные для корпоративных систем, таких как, например, графический дизайнер маршрутов дизайнер регистрационных карточек и шаблоны отчетов.

Рисунок 2 – График, показывающий время, затрачиваемое на типовые операции при обработке бумажных и электронных документов, часов в месяц

Таблица 1 – Время, затраченное на типовые операции, часов в месяц

Операции

Бумажные документы

Электронные документы

Поиск документа, контактной информации и пр.

667

100

Создание документа

333

50

Хождение по кабинетам, поездки (согласование, утверждение)

500

0

Контроль обработки документа

500

0

Формирование отчетности по документам

200

25

Использование СЭД целесообразно на больших предприятиях, где объёмы документов очень велики и бумажный документооборот нередко замедляет деятельность целых отделов, что просто неприемлемо [2]. Система электронного документооборота – эффективное средство для улучшения скорости работы любого предприятия или организации.

В современном мире с постоянно растущей конкуренции и увеличение потока информации, необходима более эффективная инфраструктура, для поддержания производительности труда каждого работника, улучшение бизнес-процессов, сделать бизнес более прозрачным и безопасным. И сделать все это быстрее, безопаснее и дешевле. В этих условиях, наличие оптимальной системы электронного документооборота – это ключ к успешному бизнесу.

Эффект от внедрения полной системы электронного документооборота может быть замедленным, но  почти всегда очевидно положительное влияние на систему управления качеством, управление персоналом становится более прозрачной, а также проблемы острее и яснее.

АО «ТАНДЕР»

2.1 Организационно-экономическая характеристика розничной сети «Магнит» АО «Тандер»

Акционерное общество (АО) «Тандер» зарегистрировано Регистрационной палатой г. Краснодара от 28.06.1996 г. № 4452.

Юридический адрес: РФ, Краснодарский край, г. Краснодар, ул. Леваневского, д. 185.

Основным видом хозяйственной деятельности АО «Тандер» является розничная и оптовая торговля продуктами питания, парфюмерно-косметической продукцией и другими аналогичными товарами.

По состоянию на 31.12.2015 г. в состав АО «Тандер» входят 74 филиалов, не выделенных на отдельный баланс; 12089 розничных торговых точек, в том числе 374 торговых точек формата гипермаркет; представительство АО «Тандер» в Китайской  Народной Республике.

Среднесписочная численность работников за 2015 г. составила 216395 человек.

Цель компании: обеспечение высокой степени жизнестойкости и конкурентоспособности компании при помощи поддержания систем жизнеобеспечения на нужном уровне, своевременной и качественной адаптации оказываемой услуги к требованиям изменяющегося правопорядка и приоритетов потребителей.

Стратегия развития:

- последующее расширение сети посредст