Автоматизация в централизованных библиотечных системах Республики Беларусь: состояние и проблемы (на примере ЦБС Витебской области)



Белорусский государственный университет культуры и искусств

Дипломная работа по теме:

«Автоматизация в централизованных библиотечных системах

Республики Беларусь: состояние и проблемы

(на примере ЦБС Витебской области)»

Содержание

Введение…………………………………………………..….………………..С. 3.

Глава 1. Теоретические основы автоматизации

  1. Автоматизация: система понятий и терминов …………….........С. 5.
  2. АБИС: понятия и задачи……………………………………….....С. 9.
  3. АLIS-WEB: общая характеристика..……………………….…..С. 15.

Глава 2. Автоматизация централизованных библиотечных систем Витебской области

2.1. Централизованная библиотечная система города Витебска …..С.17.

2.2. Новополоцкая центральная городская библиотека имени В.В. Маяковского………………………………………………....С.30.

2.3 Оршанская централизованная библиотечная система……….....С. 37.

2.4. Лепельская централизованная библиотечная система ………...С. 39.

2.5 Верхнедвинск централизованная библиотечная система………С. 41.

Приложения…………………………………………………………………..С. 43.

Заключение…………………………………………………………………...С. 45.

Список использованной литературы…………………………………….....С. 46.

Введение

Библиотеки - это мост из прошлого в будущее. Здесь сохраняется старое, появляется новое и закладывается информационная база для будущего.

Традиционно библиотекарь работал с карточными каталогами, книжными фондами, библиографическими пособиями, читателями, другими библиотекарями, пишущей машинкой и счетами. Сегодня к этому набору прибавляются (а где-то и заменяются) компьютеризированные базы данных и знаний, ресурсы локальных и глобальных компьютерных сетей, информационные продукты и услуги, исключительно ориентированные на использование компьютеров (мультимедийная информация на различных носителях информации).

Актуальность темы.  В наши дни новые технологии придали новую форму основным навыкам библиотечных профессионалов. У них на вооружении: компьютеры, видео- и аудиоресурсы, электронный каталог и электронная картотека статей - новейшая и перспективная форма справочного аппарата. Они представляют библиотекарям и читателям огромные возможности хранения, поиска и использования информации.

Библиотека является связующим звеном между информацией и пользователем, а новые технологии представляют уникальные возможности доведения самой разнообразной информации до потребителя, где бы он ни находился.

Объект: автоматизация библиотек.

Предмет: централизованные библиотечные системы Витебской области.

Цель: изучения теоретического и практического процесса автоматизации библиотек и работы централизованных библиотечных систем Витебской области.

Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:

-осуществить понятийный анализ «автоматизация»;

-проанализировать работы исследователей, затрагивающие сущность и содержание работы библиотек в этом направлении;

-рассмотреть проблемы при введении автоматизации централизованных библиотечных систем Витебской области.

Методы:

- анализ и синтез – для анализа содержания публикаций по теме исследования;

- сравнительный – для сопоставления опыта работы областных библиотек;

- библиографический – для выделения публикаций по теме.

Структура:Дипломная работа состоит из введения, двух глав с подразделами, заключения и списки использованной литературы.

Во введении представлена актуальность темы, раскрываются основные цели, задачи и методы исследования.

В первой главе рассматриваются теоретические основы автоматизации, проблемы, задачи, этапы внедрения автоматизации в библиотеках.

Во второй главе рассматривается автоматизация централизованных библиотечных систем Витебской области. Представлена полная инструкция пакет по которой работают данные ЦБС. И рассматриваются, с какими проблемами, недоработками сталкиваются библиотеки в процессе работы.

В заключении приводиться краткие выводы исследования, обобщаются результаты.

Список использованной литературы включает21 название.

Глава 1. Теоретические основы автоматизации

  1. Автоматизация: система понятий и терминов

В наше время принято говорить, что человечество вступило в эпоху «А»: атома (атомной энергии), авиации, автомобиля, автоматики. Уже это свидетельствует о том чрезвычайном положении, которое занимает автоматическое управление в современной жизни. Автоматизация производственных установок повышает экономические показатели производства, машин, облегчает условия работы, его производительность и т.д. Автоматика, автоматическое управление в принципе представляет собой не технические изобретения, а явление природы. Оно является существенной предпосылкой существования жизни на Земле.

Автоматизация — одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов, изделий или информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций. Термин «автоматизация», основанный на более раннем слове «автоматический» (поступающий с автомата), не был широко использован до 1947 года, когда Форд создал отдел автоматизации. Именно в это время индустрия быстро принимала контроллеры обратной связи, которые были введены в 1930-х годах [4].

Основная тенденция развития систем автоматизации идет в направлении создания автоматических систем, которые способны выполнять заданные функции или процедуры без участия человека. Роль человека заключается в подготовке исходных данных, выборе алгоритма (метода решения) и анализе полученных результатов.

Однако присутствие в решаемых задачах эвристических или сложно программируемых процедур объясняет широкое распространение автоматизированных систем (также, в зависимости от терминологии некоторых исследований, — полуавтоматических систем). Здесь человек участвует в процессе решения, например, управляя им, вводя промежуточные данные. В таких случаях принципиально экономят на защите от редких и сложных нестандартных событий, отводя её роль человеку.

На степень автоматизации влияют вероятность и разнообразность нестандартных событий (аварий), продолжительность времени, отведенного на решение задачи, и её вид — типовая или нет. Так, при срочном поиске решения нестандартной задачи следует полагаться только на самого себя. [4].

Автоматизация трактуется по-разному так, например:

  1. В экономике: Автоматизация – это применение машин, машинной техники и технологии с целью облегчения человеческого труда, вытеснения его ручных форм, повышения его производительности. Автоматизация производства призвана устранить физически тяжелый, монотонный труд, переложив его на плечи машин. Автоматизация управления направлена на использование компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации в управлении производством, хозяйственными процессами [13].
  2. В технике: Автоматизация - применение технических средств, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах получения преобразования, передачи и использования энергии, материалов и информации. Автоматизация управления направлена на использование компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации в управлении производством, экономикой [3].
  3. В общем понимании: Автоматизация - применение технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации. Автоматизируются: 1) технологические, энергетические, транспортные и др. производственные процессы; 2) проектирование сложных агрегатов, судов, промышленных сооружений, производственных комплексов;3) организация, планирование и управление в рамках цеха, предприятия, строительства, отрасли, войсковой части, соединения и др.; 4) научные исследования, медицинское и техническое диагностирование, учет и обработка статистических данных, программирование, инженерные расчеты и др. Цель автоматизации - повышение производительности и эффективности труда, улучшение качества продукции, оптимизация управления, устранение человека от работы в условиях, опасных для здоровья. Автоматизация - одно из основных направлений научно-технического прогресса. [6]

Как можно заметить из предыдущих понятий: автоматизация – это применение технических средств. В библиотечном деле автоматизация производится по средствам внедрения компьютерной техники и программ в работу библиотек.

Под автоматизацией библиотеки следует понимать все процессы, связанные с установкой компьютеров на рабочие столы сотрудников библиотеки и читательские места и позволяющие поэтапно освободить сотрудников библиотеки от рутинной работы, пишущих машинок, перфораторов, ручных картотек, счет и т.д., а читателям - создать эффективный и комфортный сервис в поиске и получении изданий из фондов библиотеки. Все эти изменения должны привнести компьютеры, локальные вычислительные сети компьютеров и программные системы, работающие на них. А появление других новых технологий, новых элементов, повышающих качество и эффективность работы библиотекарей и читателей, уже должно покрываться термином "информатизация", внутри которого "автоматизация" является одной из компонент. Другими компонентами информатизации являются телекоммуникационные технологии, онлайн и Интернет; штриховые коды и автоматическая идентификация изданий и читательских билетов; CD-ROM и системы "CD-ROM Networking"; издательские технологии; полнотекстовые базы, и наконец, сверхмодные электронные или цифровые библиотеки [21].

  1. АБИС: понятия и задачи

На порогеXXI века происходят глобальные изменения в развитии человеческой цивилизации, которые приводят к постиндустриальному обществу. Все шире использующему компьютеризированные орудия труда и информационные технологии.

Одним из основных продуктов деятельности человека становиться информация. Библиотекам предстоит войти в процесс развития информационной индустрии, обогащая содержание и расширяя ассортимент производимого ими информационного продукта. В свое поле деятельности наряду с библиографической информацией фактографическую и аналитическую, библиотекам также предстоит создание не только традиционной, но и новой продукции (фонды, каталоги в бумажном и машиночитаемом видах, банки данных). Достичь всего этого можно, только если библиотеки уже сейчас,  не теряя времени,  приступят к выполнению комплексных программ автоматизации библиотечных процессов.

В условиях информационного перенасыщения, библиотеке все сложнее выполнять основные функции:  фондообразование, информационно-библиографическое и абонементное обслуживание. Улучшить сбор, хранение и обеспечение доступа к информации библиотека сможет только при условии изменения ее технического оснащения.

Для  достижения  однозначности  понимания  вопросов,  рассматриваемых  в  данной  работе, необходимо  чётко договориться об используемой  в ней  терминологии.

Автоматизированная информационная система (АИС) –

1. В прямом (узком) значении термина: Комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и персонала, предназначенный для решения задач справочно-информационного обслуживания и/или информационного обеспечения пользователей информации;

2. В расширенном значении термина: Комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и персонала, предназначенный для сбора, (первичной) обработки, хранения, поиска, (вторичной) обработки и выдачи данных в заданной форме или виде для решения разнородных профессиональных задач пользователей системы.

Автоматизированные информационные системы представляют собой последующую ступень в развитии информационно-поисковых систем, которые обеспечивают только одну функцию - поиск информации.

Автоматизированные информационные системы отличаются:

  1. многофункциональностью (т.е. способностью решать разнообразные задачи);
  2. независимостью процессов сбора обработки, ввода данных и их обновления (актуализации) от процессов их использования прикладными программами;
  3. независимостью прикладных программ от физической организации баз данных; развитыми средствами лингвистического, организационно-технологического обеспечения и др.

В соответствии с ГОСТ 34.003-90, п.п. 2.19, 2.20, 2.21 –информационная база автоматизированной системы – совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании АС. Информационная база включает в себя в немашинную информационную базу АС и машинную информационную базу АС. В зависимости от характера поддерживаемых баз данных АИС (в прямом или узком значении термина) могут подразделяться на документографические, фактографические, полнотекстовые и т.п. [8].

В зависимости от характера решаемых задач АИС (в широком значении термина) могут подразделяться на библиотечные (АБС), библиотечно-информационные (АБИС) или информационно-библиотечные (АИБС), справочные и информационно-справочные, научно-технической информации (АСНТИ) и т.п. Следует отметить, что широкий класс различных автоматизированных систем (в том числе - управленческих, обучающих и др.) в сущности является разновидностью автоматизированных информационных систем, адаптированных для решения соответствующих функциональных задач и дополненных необходимыми программными и техническими средствами.

Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) - системы планирования ресурсов предприятий для библиотеки, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек[2].

В АБИС обычно выделяются следующие группы функций:

• комплектование фондов и книгообмен;

• библиографическая и аналитическая обработка литературы, ведение электронного каталога;

• хранение фондов литературы;

• обслуживание читателей (регистрация заказов, обеспечение выдачи и контроля возврата литературы и т.д.);

• справочно-библиографическое обслуживание на основе собственного электронного каталога;

• библиографическое и информационное обслуживание на основе использования баз данных (БД) и чужих ЭК в теледоступе или на магнитных и оптических дисках;

• задачи, связанные с межбиблиотечным абонементом;

• автоматизированная подготовка библиографических изданий, а на первых этапах автоматизации — распечатка и тиражирование каталожных карточек;

• функции управления (учет, контроль, статистика, кадры, бухгалтерия и т.д.).

АБИС могут быть реализованы в локальном и сетевом вариантах. Конфигурация сети выбирается и проектируется в соответствии с особенностью каждой библиотеки, включая количество ее подразделений, рабочих мест, характер занимаемых помещений, их удаления друг от друга и др. При выполнении работ, связанных с проектированием АБИС, начиная с предпроектного обследования объекта автоматизации и завершая разработкой её программно-технических комплексов, средств информационного обеспечения (в частности состава и структур баз данных), важнейшее место занимает определение и/или разработка состава задач, решаемых системой и отдельными её подсистемами.

Определение автоматизированных библиотечных информационных систем требует уточнения круга профессиональных задач. Из этих задач на первый план выходит замена традиционных библиотечных технологий на автоматизированные, начиная с комплектования и заканчивая разнообразным обслуживанием пользователей.

Информационная технология современной библиотеки основывается, в первую очередь, на автоматизированной библиотечной информационной системе (АБИС), обеспечивает обработку, аналитико-синтетическую обработку и представления пользователям документного фонда библиотеки (как традиционного (бумажного), так и электронных информационных ресурсов), обслуживает библиотечные фонды на всех этапах: от приобретения до заказа.

Разновидности задач:

Состав функциональных и пользовательских задач АБИС верхних уровней формируется исходя из целей основной деятельности или назначения объекта автоматизации (в нашем случае – библиотеки и/или информационного органа), основных особенностей его организации, состава пользователей и характера их информационных потребностей а также общего организационно-функционального представления будущей автоматизированной системы. В указанном смысле наименования задач по своей сути повторяют наименование процессов, выполняющихся в традиционной (не автоматизированной) системе (например, - комплектование фондов, библиографическая и/или аналитическая обработка документов, абонементное обслуживание читателей, справочно-библиографическое обслуживание и т.п.), дополненное задачами, характерными для автоматизированных систем или возможными только в них. Примерами могут служить задачи: администрирования базами данных, поддержки и развития программно-аппаратных средств, поддержки, использования и развития средств АСЛО, сохранения и архивации машиночитаемых информационных ресурсов, индексирования документов и данных (составление ПОДов и ПП) и т.д.

Состав задач более низких уровней (как правило, начиная с третьего, максимум – с четвёртого) составляют задачи на выполнение работ и операций с использованием средств программно-аппаратного комплекса. К этим задачам относятся как новые задачи, характерные только для автоматизированной системы, так и некоторые задачи, пришедшие из «традиционной» т.е. неавтоматизированной системы. Последние, как правило, носят рутинный характер и поэтому их выполнение должно быть полностью или частично переложено на программно-аппаратный комплекс создаваемой системы.

1.3 АLIS-WEB: общая характеристика

Пакет ALIS – WEB разработан в соответствии с принятыми республиканскими и международными стандартами по библиотечному делу и информационным технологиям и нормативными документами Министерства культуры республики Беларусь[1].

Автоматизированная библиотечная система ALIS WEB разработана с использованием свободно распространяемых программных средств :Apache; MySQL; PHP; DHTMLX; JavaScript; PHPReports; Smarty; LibreOffice; является кросс платформной (Linux, Windows) и функционирует с использованием INTERNET – INTRANET технологий. Программное обеспечение пакета устанавливается на сервере со следующей конфигурацией:Процессор: 4х-ядерный;ОЗУ: 4 Гб (или больше);Жесткий диск: RAID 1 (или выше), объем не менее 500 Гб;Подключение к сети по протоколу TCP/IP, не менее 100,0 Мбит/с.

Конфигурация рабочих станций:

Функциональные возможности системы:

1. Комплектование фондов: заказы и подписка, регистрация новых поступлений, присвоение инвентарных номеров, штрихкодов, списание и перемещение, инвентарный учет, суммарный учет, взаиморасчеты с бухгалтерией, получение выходных документов.

2. Обработка документов: создание библиографических записей в BELMARC формате, по всем видам документов, импорт заголовков авторитетных записей из национальной базы, импорт записей из сводного электронного каталога (СЭК), редактирование записей, печать библиографической карточки, помещение записей в каталог.

3. WEB каталог: создание и ведение базы библиографических записей в формате BelMARC, формирование заголовков авторитетных записей, поиск записей по Автору (ФИО), ответственным лицам, Заглавию источника, статьи, Ключевому слову, ББК или УДК,  ISBN, ISSN, Коллективному автору(организация) и другим элементам; по сочетанию поисковых элементов с использованием логических операторов И, ИЛИ, НЕ (расширенный поиск), раскрытие библиографических записей, переход в другие записи по подобию, отбор найденных записей в свою папку и распечатка,  заказ документов; поддержка электронных копий документов.

4. Регистрация, перерегистрация читателей: создание анкет читателей, создание и ведение БД читатель, генерация штрихкодов читательских билетов, печать читательских билетов, контроль должников.

5. Обслуживание читателей: регистрация выдачи документов изЭК,  регистрация выдачи документов, отсутствующих в ЭК (ручной ввод), создание и ведение БД формуляры, регистрация возврата документов, контроль сроков возврата, продление сроков, передача документов другим читателям.

6. Сервисные функции:  разграничение прав доступа для выполнения соответствующих функций, создание и ведение справочников, формирование и получение статистики.

Для установки пакета ALIS WEB в учебных заведениях дополнительно реализованы следующие функции: книгообеспеченность, получение списка рекомендательной литературы, групповые операции перерегистрации читателей (при переходе с курса на курс и выбытии), автоматическая регистрация поступивших студентов путем выгрузки информации из АСУ ВУЗ, ее преобразование и загрузки в базу читателей, групповые операции при книговыдаче и возврате литературы, формирование и получение статистических данных [1].

Глава 2. Автоматизация централизованных библиотечных систем

Витебской области

2.1. Централизованная библиотечная система города Витебска

История создания библиотечной системы города Витебска берёт своё начало 1 декабря 1975г., когда 14 ранее самостоятельных городских библиотек (9 массовых и 5 детских) объединились в единую систему с единым руководством, фондом, штатами, комплектованием и обработкой литературы (приказ отдела культуры Витебского горисполкома № 92). Во главе ЦБС стала открытая в 1919 году Центральная городская библиотека им. М. Горького.ЦБС г. Витебска объединяет 18 библиотек: 11 публичных, 6  детский, 1 библиотеку зарубежной литературы.

На сегодняшний день в состав ЦБС г. Витебска входит 16 библиотек, с единым книжным фондом более 813 500 экз.

Книжный фонд ЦБС составлял 807008 экз., количество читателей 58932, книговыдача 1477007 экз.

Шли годы, накапливался положительный опыт, формировались формы и методы работы с книгой, с читателем. Что-то, не оправдав себя, оставалось в прошлом, а многое, используется и сегодня, только с новым наполнением и поправкой на современные технологии.

За годы существования ЦБС прошла долгий путь становления и развития.

С 1998 года начата автоматизация Централизованной библиотечной системы. В Центральной библиотеке им. М. Горького появились первые компьютеры для автоматизации библиотечных процессов. В настоящее время функционирует и ежедневно пополняется электронный каталог, который содержит около 146000 записей. [20].

В 2007 году в ЦДБ им. А. Гайдара была открыта первая медиатека. В 2009 году медиатеки появились в детских библиотеках им. В. Короткевича и им. М. Лынькова, в 2010 году - в библиотеке им. И. Крылова. В 2016 году медиатека была открыта в библиотеке им. Я. Мавра. Доступ к электронным и мультимедийным ресурсам можно получить также в электронном читальном зале ЦГБ им. М. Горького, медиазонах библиотеки им. Е. Полоцкой, библиотеки им. С. Маршака и библиотеки иностранной литературы.

С 2009 года библиотека им. М. Горького обслуживает пользователей в автоматизированном режиме. Наличие компьютеров позволило в большом объёме вести работу по рекламе библиотек и выпуску рекламной продукции  [20].

Централизованная библиотечная система г. Витебска насчитывает четыре базы данных.

«Электронный каталог»- база данных, содержит около 146 тысяч записей.  Объединяет функции алфавитного и систематического каталогов. Электронный каталог включает в себя библиографические записи монографий, учебников, электронных изданий, художественной литературы (с 1990 года), статей из периодических изданий общественно-политического и социально-гуманитарного профиля (с 1999 года). Поиск в электронном каталоге может осуществляться по автору, заглавию книги или статьи, ключевым словам, индексу ББК, другим поисковым признакам и их комбинациям.[5].

«Эталон» -эталонный банк данных правовой информации состоит из текстов правовых актов в действующей редакции, поступающих в Национальный центр правовой информации Республики Беларусь непосредственно от государственных органов. Система характеризуется быстрым поиском документов по любому поисковому реквизиту, развитым контекстным поиском, гибкими возможностями редактирования текста, возможностью работы с отдельными фрагментами текста, простым и удобным выводом текста или карточки документа, как в файл, так и на печатающее устройство с предварительным просмотром документа.

Включает в себя следующие базы данных:

  1. «Законодательство Республики Беларусь»:

- декреты и указы Президента Республики Беларусь;

- законы Республики Беларусь;

-постановления Совета Республики и Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь;

- постановления Правительства Республики Беларусь;

- правовые акты министерств и иных республиканских органов государственного управления;

- заключения и решения Конституционного Суда Республики Беларусь;

- постановления пленумов Верховного Суда и Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь;

- нормативные акты Национального банка.

  1. «Международные договоры»:

- международные договоры (соглашения, конвенции), участницей которых является Республика Беларусь;

- правовые акты, принимаемые в рамках Союза Беларуси и России, а также СНГ и других межгосударственных образований.

  1. «Решение органов местного управления»:правовые акты, принятые Мингорисполкомом, Мингорсоветом депутатов, Витебским и другими областными исполкомами и областными Советами депутатов.
  2. «Судебная практика»:

- заключения, решения и иные документы Конституционного Суда Республики Беларусь;

- постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь;

- постановления Председателя и первого заместителя Председателя Верховного Суда Республики Беларусь;

- определения Судебной коллегии по уголовным делам Верховного Суда Республики Беларусь;

- определения Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Беларусь;

- решения Судебной коллегии по патентным делам Верховного Суда Республики Беларусь;

- определения Военной коллегии Верховного Суда Республики Беларусь;

- постановления Президиума Верховного Суда Республики Беларусь;

- определения судебных коллегий по гражданским делам областных и города Минска судов;

- постановления президиумов областных и города Минска судов;

- обзоры судебной практики Верховного Суда Республики Беларусь;

- постановления, методические рекомендации Президиума Республиканской коллегии адвокатов;

- иные документы. 

5. «Формы документов»:

- типовые (примерные) формы и образцы документов, содержащиеся в нормативных правовых актах, размещенных в эталонном банке данных правовой информации Республики Беларусь; 

- авторские формы документов, предоставленные на условиях авторских (лицензионных) договоров.

6. «Правоприменительная практика»:

- произведения, поступившие на основании заключенных лицензионных договоров о передаче исключительных (неисключительных) имущественных прав на использование произведений, в том числе статьи, опубликованные в научно-практическом журнале «Право.by»;

- материалы, предоставленные в рамках выполнения пункта 8 Положения о деятельности по распространению (предоставлению) правовой информации в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 30 декабря 2010 г. № 712 «О совершенствовании государственной системы правовой информации Республик