Проектирование информационной системы социального работника образовательного учреждения



Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования

«Национальный исследовательский университет

«Высшая школа экономики»

Вечерне-заочный факультет экономики и управления

Елтышев Роман Алексеевич

Проектирование информационной системы социального работника образовательного учреждения

КУРСОВАЯ РАБОТА

по направлению подготовки __________________________

Образовательная программа «_________________________________»

Научный руководитель

ученая степень, ученое звание

Петров Петр Петрович

Пермь 2018

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Анализ путей развития информационных технологий последних десятилетий выявил четкую тенденцию движения от технологий обработки данных к средствам работы с информацией и далее к информационным системам, которые помогают пользователям по-настоящему эффективно находить, анализировать, осознавать, перерабатывать и сохранять нужную информацию и на этой основе принимать взвешенные решения.

Деятельность техникума тесно связана с необходимостью оперативной подготовки документов, их обработки и передачи. Принятие оперативных и обоснованных управленческих решений требует реализации "обратной связи". Подготовка и обработка отчетов, запрашиваемых органами управления образованием различных уровней и пр., формирование сводных отчетов на основе первичных становится достаточно сложной и трудоемкой задачей в условиях, когда объем запрашиваемой различными ведомствами информации постоянно возрастает.

На современных крупных предприятиях документооборот осуществляется с помощью специально созданных систем управления документами, серверов документооборота, которые являются неотъемлемыми компонентами корпоративных информационных систем. Для создания и функционирования этих серверов используются мощные и дорогостоящие инструментальные средства. Инструменты, разработанные для крупных предприятий, не подходят для небольших предприятий ввиду сложности их эксплуатации и высокой стоимости, а также высоких требований, предъявляемых такими системами к аппаратному обеспечению и персоналу.

Небольшие учреждения, не имеющие возможности установить и эксплуатировать такие системы, вынуждены ограничиться использованием стандартных средств, предоставляемых с распоряжение пользователей стандартным пакетом MicrosoftOffice. При этом большинство пользователей не обладает достаточной квалификацией для автоматизации трудоемких операций по подготовке документов. Другая проблема - отсутствие средств, обеспечивающих унификацию и стандартизацию подготовки документов, единство представления включаемой в них информации, что гарантировало бы сопоставимость внесенных в эти документы данных, возможность автоматизации их обработки.

Настоящий дипломный проект посвящен разработке автоматизированного рабочего места социального педагога ГБПОУ «ПХТТ».

Выбранная тема дипломного проекта для образовательного учреждения является актуальной по ряду следующих причин:

- необходимость формирования базы студентов для образовательного учреждения при сдаче плановой и не плановой отчетности;

- необходимость автоматизации рабочего места социального педагога учебной части в связи с большими объемами обрабатываемой информации;

- необходимость быстро и достоверно получать нужную информацию о студентах образовательного учреждения.

Цель дипломной работы – разработать информационную систему, позволяющую создавать формы документов (первичных и сводных отчетов) и автоматизировать операции по их подготовке.

Важным фактором делопроизводства техникума является как хорошо организованная база данных студентов, так и сам пользовательский интерфейс. Данный набор всех перечисленных компонентов необходимых для организации автоматизированного рабочего места.

В данной работе ставилась задача создание такой системы, которая в кратчайшие сроки и с минимальными затратами финансовых и людских ресурсов на программное, и аппаратное обеспечение сможет обеспечить достойную работу по учету студентов в техникуме.

Основной результат данной работы и состоит в разработкеинформационной системы для обеспечения стабильной работы социальногопедагогаучебной части.

В процессе написания дипломного проекта необходимо решить следующие задачи:

  1. Изучить проблемы автоматизации делопроизводства в ГБПОУ «Пермский химико-технологический техникум»;
  2. Рассмотреть сущность формирования базы данных студентов в ГБПОУ «ПХТТ»;
  3. Проанализировать процесс сбора и обработки информации в учреждении;
  4. Сформулировать постановку задачи;
  5. Обосновать и выбрать средства программирования;
  6. Разработать автоматизированное рабочее место социального педагога.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Анализ предметной области

Программный продукт разрабатывается для Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Пермский химико-технологический техникум».

Давайте рассмотрим структуру данного учебного заведения:

Рис. 1

Цель деятельности социального педагога заключается в социально-педагогической помощи обучающимся и их семьям, всем участникам и субъектам воспитательно-образовательного процесса.

Социальный педагог взаимодействует с администрацией, педагогами и другими сотрудниками техникума, представителями всех субъектов, связанных с обеспечением развития, воспитания, образования, социализации и здоровья студентов.

Задачи:

─ Обеспечение психолого-педагогического сопровождения и помощи обучающимся в образовательном процессе;

─ Социально-педагогическое обеспечение возможностей получения образования и помощи в защите прав ребенка на образование;

─ Социально-педагогическая помощь обучающимся и профилактика опасных зависимостей личности;

─ Социально-педагогическая помощь, содействие в профессиональной ориентации молодежи;

─ Социально-педагогическая помощь в решении вопросов опеки и участия в воспитании несовершеннолетних;

─ Консультации по правовым вопросам и другие виды юридической помощи по вопросам, связанным с защитой прав несовершеннолетних, здоровья детей и молодежи.

Функции:

 Диагностическая функция: изучение и оценивание реальных особенностей деятельности личности, микроколлектива, учебного коллектива в целом, неформальных объединений молодежи, в которых участвуют обучающиеся техникума, степень и направленность влияния микросреды, особенности семьи, соседской среды, позитивные силы в микрорайоне и источники негативного влияния на обучающихся;

 Консультативная функция: разработка рекомендаций педагогам и родителями по коррекции поведения обучающихся;

 Профилактическая функция: разработка комплекса мер по предотвращению развития негативных процессов, ослабляющих их влияние на личность, коллектив, учебно-воспитательный процесс в техникуме.

Автоматизированной информационной системой можно считать любой вариант работы с информацией и формирования выходных данных, которые помогаютускорить процесс работы с информацией.

Так, информационная система социального педагога получает на входе необходимую информациюо студентах и предварительно настроенные шаблоны отчетов.

У каждого студента указывается следующая информация:

Функциональная диаграмма показана на рис. 1 и рис.2

Рис.1

Рис.2

Подробное представление работы программного продукта отображенона функциональной диаграмме (рис. 3)

Рис. 3Функциональная диаграмма

1.2. Требования к программному продукту

Функциональные требования

Программный продукт должен содержать в себе следующий функционал:

Системные требования

Программа состоит лишь из клиентской части.

Клиентская часть программы должна корректно работать на оборудовании со следующими или совместимыми с ними характеристиками:

1 процессор с частотой не менее 1000 MHz, 128 MB оперативной памяти, 50 MB свободного места на жестком диске.

Требования к надежности и защите информации

Программный продукт должен быть защищен от некорректного ввода данных.

Пароли в базе данных должны хранится в зашифрованном виде.

Требования к персоналу

Для эксплуатации программного продукта подойдет персонал, обладающий базовыми знаниями при работе с персональным компьютером.

Прочие требования

К прочим требованиям относятся:

1.3. Сравнительный анализ существующих программных продуктов

Современные учебные заведения среднего профессионального образования нуждаются вовнедрении информационных технологий, позволяющих сократить рутинную работу сотрудников, оперативно предоставлять информацию, необходимую для формирования отчетов.

Информационная система "ПРИЕМНАЯ КОМИССИЯ"

Программа «Приемная комиссия» позволяет автоматизировать работу от подготовки к приему до подведения итогов деятельности приемной комиссии, включая:

- создание электронного личного дела абитуриента;

- учет результатов вступительных испытаний;

- проверку документов в федеральной базе свидетельств ЕГЭ;

- формирование экзаменационных групп;

- создание экзаменационных ведомостей;

- создание сводной ведомости на зачисление;

- подготовку отчетов и статистики.

Единое личное дело хранит информацию обо всех специальностях, на которые подает документы абитуриент. После создания электронного личного дела абитуриента можно сформировать и распечатать все необходимые документы.

В процессе подготовки к приему абитуриентов можно настроить:

- перечень специальностей, на который ведется прием;

- план приема и формы обучения;

- список дисциплин и видов вступительных испытаний;

- шкалу перевода оценок по ЕГЭ, в том числе раздельно для каждой специальности.

Пользовательский интерфейс программы оптимизирован для быстрого ввода данных и проверки вводимой информации на корректность. После ввода данных возможна автоматизированная проверка паспортных данных и оценок по ЕГЭ в Федеральной базе данных свидетельств ЕГЭ (ФБС).

Особое внимание в программе уделено отчетам, позволяющим упростить работу сотрудникам приемной комиссии. В программе доступны отчеты:

- Карточка абитуриента – личное дело абитуриента для выбранного заявления;

- Заявление о приеме – заполненный бланк заявления о приеме на имя ректора на выбранную специальность;

- Экзаменационный лист абитуриента;

- Вступительные испытания абитуриента определённого заявления;

- Экзаменационная ведомость для заданной группы и дисциплины;

- Сводная ведомость – сводный список абитуриентов для зачисления;

- Журнал набора – информация об абитуриентах подавших заявления на специальность;

- Сводка по специальностям – плановый и фактический набор по специальностям;

- Отчеты для ФБС – подготовка файла для массовой проверки свидетельств ЕГЭ и аттестатов во всероссийской базе данных результатов ЦТ и ЕГЭ;

Одна из особенностей системы – это гибкая настройка программы под требования учебного заведения. Формы и отчеты программы могут изменять непосредственно пользователи программы.

ИС «Приемная комиссия» интегрирована с ИС «Деканат» и позволяет экспортировать личные дела абитуриентов в базу студентов. Программа включает в себя бесплатную поддержку, обновления и может устанавливаться на неограниченное число компьютеров в образовательном учреждении.

Информационная система "ДЕКАНАТ"

Эффективное управление базой данных студентов невозможно без системы автоматизации. Информационная система «Деканат» предназначена для ведения личных дел студентов и может работать отдельно или в составе ИС «Электронные ведомости». Она позволяет автоматизировать:

- управление учебными группами и специальностями, включая создание отдельных списков групп на каждый учебный год;

- создание электронных личных дел студентов;

- перевод студентов в другую группу, зачисление, отчисление и восстановление, перевод в академический отпуск и т.д.;

- импорт списка групп, сформированного из ИС «Планы»;

- зачисление студентов из ИС «Приемная комиссия» и распределение по учебным группам;

- расчет итогового рейтинга студентов за определенный период времени;

- поиск студентов в базе данных;

- получение сводных данных по контингенту студентов и формирование отчетов;

- склонение ФИО студентов по падежам;

- получение статистики для подготовки отчетов З-НК;

- создание собственных отчетов в MicrosoftOffice и добавление их в программу.

Программа наглядно отображает структуру образовательного учреждения и обеспечивает удобную навигацию по ее разделам. Часто используемые команды вынесены на панель инструментов.

Для повышения гибкости и учета требований образовательного учреждения программа поддерживает создание пользователями отчетов в MicrosoftWord и Excel. Также в готовых отчетах можно изменять структуру отчета, форматирование текста, добавлять или удалять атрибуты отчета.

Среди часто используемых отчетов, входящих в программу, такие как:

- справка студента;

- справка для военкомата;

- личная карточка студента;

- список группы;

- экзаменационная ведомость;

- зачетная ведомость.

Программа позволяет осуществлять перевод одного или нескольких студентов одновременно из группы в группу, проводить отчисление и восстановление с хранением атрибутов приказов в истории перемещения студента.

Система безопасности построена на базе ролей, которые могут назначаться пользователю для предоставления доступа к заданным факультетам. Пользовательский интерфейс формируется в соответствии с выданными пользователю правами.

ИС «Деканат» интегрируется с системами «Планы», «Приемная комиссия», «Электронные ведомости» и «Тестирование». Для быстрого создания базы студентов поддерживается импорт списков студентов из текстовых или табличных документов.

АИС «ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ»

В настоящее время в системе образования города Москвы наблюдаются положительные тенденции в обеспечении доступности дошкольного образования, повышении качества дошкольных образовательных услуг и создании равных стартовых условий для обучения детей в начальной школе.

Однако успешность функционирования отдельного детского сада во многом зависит от взаимодействия его с другими учреждениями системы дошкольного образования. Так, например, в городе Москве существует значительное количество дошкольных образовательных учреждений (ДОУ), которые живут своей автономной жизнью, не включаясь в процессы развития района, округа и города в целом. Это накладывает значительные трудности комплексного управления такими учреждениями и интеграции их в единую образовательную информационную среду города Москвы.

На данный момент назрела необходимость в разработке полноценной комплексной системы управления и мониторинга состояния и отслеживания тенденций развития, как отдельного ДОУ, так и всей сети дошкольных образовательных учреждений системы образования города Москвы.

Достаточным условием для создания такой системы является Программа развития дошкольного образования в городе Москве на 10 лет (2008-2017) гг., и её ряд ключевых направлений таких как, например, организация сетевого взаимодействия ДОУ города Москвы, решающие проблемы функционального управления и позиционирования каждого детского сада.

Таким образом, на базе приоритетов модернизации столичной системы образования, сформулированных в направлениях городской целевой программы «Столичное образование-5», в рамках разработки автоматизированной информационной системы «Комплексная система управления и мониторинга системы образования» и развития автоматизированной информационной системы «Комплектование Дошкольных образовательных учреждений» (Комплектование «ДОУ») разрабатывается автоматизированная информационная система «Дошкольное образование» (АИС «ДО»).

Ключевой целью создания АИС «Дошкольное образование», разрабатываемой в рамках городской целевой программы «Электронная Москва 2009-2011 гг.», является совершенствование и развитие информационной поддержки управленческой деятельности в сфере дошкольного образования в Департаменте образования, окружных управлениях образования, районных комиссиях по комплектованию ДОУ и дошкольных образовательных учреждениях (ДОУ) города Москвы.

Основным назначением системы является автоматизации мониторинга данных о воспитанниках, педагогических и управленческих кадрах, ведение реестра паспортов дошкольных образовательных учреждений.

Электронная комиссия - предоставление сервисов родителям (законным представителям) по информированию о сети ДОУ, возможности подачи электронной заявки на очередь в ДОУ с использованием Интернет сайта «Электронная комиссия» и получения уведомления о размещении заявки.

Система представляет собой инструмент для регистрации и постановки будущих воспитанников дошкольных образовательных учреждений в очередь в АИС «Комплектование ДОУ» ИАИС УО.

«Электронная комиссия» предоставляет родителям (законным представителям) следующие возможности:

Подсистема АИС «Дошкольное образование» уровня ДОгМ и ОУО - автоматизированная информационная система сбора и представления данных о дошкольных образовательных учреждениях города Москвы для управления процессами мониторинга и контроля с целью принятия управленческих решений.

Основные задачи, решаемые с использованием подсистемы:

Сравнительная характеристика

Название системы

Функционал

Стоимость

1. Информационная система

"ПРИЕМНАЯ КОМИССИЯ"

-создание электронного личного дела абитуриента;

- учет результатов вступительных испытаний;

- проверку документов в федеральной базе свидетельств ЕГЭ;

- формирование экзаменационных групп;

- создание экзаменационных ведомостей;

- создание сводной ведомости на зачисление;

- подготовку отчетов и статистики.

35 000 руб.

2. Автоматизированная система "ДЕКАНАТ"

-  управление учебными группами и специальностями, включая создание отдельных списков групп на каждый учебный год;

- создание электронных личных дел студентов;

- перевод студентов в другую группу, зачисление, отчисление и восстановление, перевод в академический отпуск и т.д.;

- импорт списка групп, сформированного из ИС «Планы»;

- зачисление студентов из ИС «Приемная комиссия» и распределение по учебным группам;

- расчет итогового рейтинга студентов за определенный период времени;

- поиск студентов в базе данных;

- получение сводных данных по контингенту студентов и формирование отчетов;

- склонение ФИО студентов по падежам;

- получение статистики для подготовки отчетов З-НК;

- создание собственных отчетов в MicrosoftOffice и добавление их в программу

43 000 руб.

3.Информационная система «ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ»

-  автоматизации мониторинга данных о воспитанниках,

- педагогических и управленческих кадрах,

- ведение реестра паспортов дошкольных образовательных учреждений.

120000 руб.

Таким образом, в данной главе рассмотренаорганизация деятельности в учебных заведениях.

Также описаны существующие на рынке программного обеспечения информационные системы, предназначенные для организации учебной процесса (хранения информации о учащихся/студентах, формирования отчетов и т.п.) и сделана их сравнительная характеристика по функционалу и стоимости.

Данные информационные системы не удовлетворяют заявленным требованием социального педагога ГБПОУ «Пермский химико-технологический техникум» и в цене реализации уступают разработанной информационной системе.

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1. Постановка задачи

Разработать информационную систему, позволяющую создавать формы документов (первичных и сводных отчетов) и автоматизировать операции по их подготовке.

Программный продукт должен содержать в себе следующий функционал:

Ввод информации осуществляет пользователь программного продукта. Входной информацией являются данные о студентах.

Результатом работы программного продукта являютсяотчеты и отправленные письма.

Используемая программным продуктом информация должна храниться в листахMSExcel 2013.

2.2. Выбор средств и технологии создания программного продукта

VisualBasicforApplications (VBA, VisualBasic для приложений) — немного упрощённая реализация языка программирования VisualBasic, встроенная в линейку продуктов MicrosoftOffice (включая версии для Mac OS), а также во многие другие программные пакеты.

Данная среда программирования была выбрана из-за её доступности программисту и пользователю, удобства использования и достаточных знаний о её языке программирования.

VBA (VisualBasicforApplications) — это диалект языка VisualBasic, расширяющий возможности VisualBasic и предназначенный для работы с приложениями MicrosoftOffice и другими приложениями от Microsoft и третьих фирм.

VBA применяет технологию визуального программирования, т. е. конструирование рабочей поверхности приложения и элементов его управления непосредственно на экране, а также запись всей программы или ее частей при помощи MacroRecorder.

Методика программирования с использованием средств VBA сводится к следующему:

Прикладные программы на языке VBA оперируют со следующими понятиями:

Автоматизация повторяющихся задач - причина, по которой для разработки выпускной квалификационной работы был выбран данный язык программирования.

Практически любую операцию, которую можно выполнить с помощью мыши, клавиатуры или диалогового окна, можно также проделать с помощьюVisualBasicforApplications, асредаразработкиMSExcel 2013 – распространенное программное обеспечение, которое заказчик использует в повседневной работе.

2.3. Моделирование предметной области

Концептуальная модель - это отражение предметной области, для которой разрабатывается база данных.

В данной предметной области выделены следующие объекты:

Объект «Социальный педагог» имеет следующие атрибуты:

Объект «Студенты» имеет следующие атрибуты:

Объект «Отчеты» имеет следующие атрибуты:

Объект «Электронное письмо» имеет следующие атрибуты:

Между объектами «Социальный педагог» и «Студенты» связь один ко многим. Один социальный педагог имеет множество студентов.

Между объектом «Студенты» и объектом «Отчеты» связь многие ко многим. Множество студентов формируют множество отчетов.

Между объектом «Социальный педагог» и объектами «Отчеты» и «Электронное письмо» связь один ко многим. Социальный педагог может заполнять множество отчетов по множеству студентов и множествуэлектронных писем.

2.4. Алгоритм функционирования программного продукта

Авторизация пользователя

Добавление студента в таблицу

Редактирование студентов в таблице

Удаление студентов из таблицы

Поиск студентов в таблице

2.5. Описание работы программного продукта

При запуске, в целях безопасности, программа просит пройти авторизацию. На форме присутствуют два поля для ввода – логин и пароль. При правильном вводе данных, пользователюоткрывается рабочий интерфейс. (Рис. 1)

Рис. 1

Рабочий интерфейс представлен в видеокна, на котором расположен весь основной функционал программы. Пользователь может выбирать таблицы со студентами, работать с записями в таблице, генерировать отчеты и отправлять электронные письма. При двойном нажатии на запись в таблице, появляется дополнительная информация о выбранном студенте, через расширение окна программы. (Рис.2 и Рис. 3)

Рис. 2

Рис. 3

Для добавлении нового студента в таблицу, пользователю открывается новое окно. Пользователь заполняет поля и нажимает на кнопку добавления, после чего запись автоматически добавляется в таблицу. (Рис. 4)

Рис. 4

Для редактированиястудентов в таблицах, пользователю открывается окно, позволяющее изменить данные о студенте. При изменении данных и нажатию соответствующей кнопки, запись в таблице автоматически обновляется. (Рис. 5).

Рис. 5

Для удалениястудентов из таблицы, необходимо выделить студентаи нажатием на соответствующую кнопку. (Рис. 6)

Рис. 6

Дляпоиска студентов, пользователь вводит ключевые слова в специальное поле для ввода и нажимает на соответствующую кнопку. Результаты поиска выводятся в таблицу. (Рис.7 и Рис.8)

Рис.7

Рис.8

Для формирования отчета, пользователь добавляет в шаблон отчета необходимых студентов, нажимая на кнопку «Добавить к отчету». Выбранные студенты автоматически попадают на листыMSExcel 2013, в шаблон отчета. Программа автоматически сортирует студентов, распределяя их к нужному отчету. После генерации отчета, сформированный отчет распечатывается. (Рис. 9)

Рис. 9

Для отправки электронного письма, пользователю необходимо выбрать нужного студента из таблицы инажать кнопку «Написать письмо». Пользователь заполняет тему и содержание письма и отправляет его студенту. (Рис. 10)

Рис. 10

2.6. Перспективы развития программного продукта

Программный продукт предполагается использовать вобразовательном учрежденииГБПОУ«ПХТТ». Целью дипломной работы является разработать информационную систему, позволяющую создавать формы документов (первичных и сводных отчетов) и автоматизировать операции по их подготовке.

Для сопровождения программного продукта требуютсяMSExcel 2013 иMSOutlook 2013. Структура программного продукта позволяет добавлять новые модули с помощью языка программированияVisualBasicforApplications. В дальнейшем могут быть добавлены модули в зависимости от приобретенных потребностей учебного заведения.

Выбранные средства для разработки данного программного продукта актуальны для предприятия, так как легки в освоении и не требует наличие квалифицированных работников и в функционале не уступают своим аналогам.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Разработка автоматизированной информационной системы для социального педагога ГБПОУ «ПХТТ»позволит сократить время на обработку и поиск необходимой информации, улучшить качество контроля и учета  обрабатываемой информации.Программа даст возможность с высокой точностью и скоростью получать необходимые данные и создавать отчёты.

Использование программы позволит хранить информацию о студентах с помощью разработанной информационной системы, снизить затраты времени на ручную работу, тем самым повысить производительность труда.

Расчет экономической эффективности от внедрения системы складывается из расчета капитальных вложений на программный продукт и расчета экономии текущих затрат, в результате чего было выявлено, что внедрение и доработка программного продукта «Автоматизированное рабочее место социального педагога ГБПОУ «ПХТТ» оправдано, так как затраты, после внедрения информационной системы, окупятся через 5 месяцев.

Таким образом, внедрение данной системы можно считать целесообразным и экономически эффективным.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

  1. Гарберг Г.З. Основы программирования наVisualBasic иVBA вExcel 2007. – М.: СОЛОН-ПРЕСС, 2008. – 192. С.: ил. – (Серия «Библиотека студента»).
  2. Петрунин Ю.Ю.: Информационные технологии анализа данных. - М.: КДУ, 2008
  3. Якушева, Н.М. VisualBasic для студентов; М.: Радио и связь, 2001. - 232 c
  4. Гладкий А.А., Чиртик А.А. Трюки и эффекты. – СПБ.: Питер, 2006. – 368 с.: ил. – (Серия «Трюки и эффекты»).
  5. Уокенбах, Джон Профессиональное программирование на VBA.: Пер. с англ. – М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2012. – 944 с.: ил. – Парал. ти. англ.
  6. Гайдышев И. П. Решение научных и инженерных задач средствамиExcel,VBA иC/C++. – СПБ.: БХВ-Петербург, 2004. – 512 с.: ил.
  7. Демидова Л.А., Пылькин А.Н. Программирование в средеVisualBasicforApplications: Практикум. – М.: Горячая линия – Телеком, 2004. – 175 с.:
  8. Джон УокенбахExcel 2013. Профессиональное программирование на VBA,2013г. -  Пресс. - 960 стр.
  9. Джон УокенбахExcel 2013. Библия пользователя Пресс.2013г. - 928 стр. стр.
  10. Джон УокенбахФормулы вExcel 2013,2013г - Пресс. - 720 стр.
  11. Конрад Карлберг. Бизнес-анализ с использованием Excel", 2010. — 576с. : ил. — Парал. тит. англ. ISBN 5-8459-0563-Х (рус.)

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

1. Назначение программы

1.1. Функциональное назначение программы

Программа предназначена для автоматизации работы социального работника, занимающиеся работой с особой группой студентов. Программа генерирует отчеты в соответствии с выбранным шаблоном и отправляетe-mail.

1.2. Эксплуатационное назначение программы

Программа разработана для ГБПОУ «ПХТТ».

1.3. Состав функций

1.3.1. Функция генерации отчета

Генерирует отчетына листы вMSExcel 2013.Данная функция выполняется автоматически после выбора студентов, которых необходимо добавить в отчет.

1.3.2. Функция отправки письма

Заполняет адресата письма в соответствии с информацией о студенте в таблице и отправляет письмо. Предварительно должна быть выполнена авторизация вMSOutlook 2013. Заполнение темы и тела письма происходит в ручную пользователем. Чтобы отправить письмо, необходимо нажать на соответствующую кнопку, если у выбранного студента не указан адрес электронной почты, система выдаст соответствующее сообщение.

1.3.3. Функция редактирования студентов

Осуществляет изменения данных о студентах. Изменения вступают в силу немедленно и отображаются на главном окне программного продукта. Данная функция предоставляется из горизонтального меню в пункте «Услуги».

1.3.4. Функция добавлениястудентов

Осуществляет добавление новых записей в таблицах. В данной функции присутствует проверка вводимых значений в поля и исключает некорректно введённые значения, путем вывода на экран соответствующих сообщений.

1.3.5. Функция удаления студентов

Выполняется по нажатию на соответствующую кнопку на главной форме. Перед этим необходимо выделить нужную запись в таблице и произвести удаление.

1.3.6. Функция сортировки записей в таблице

Выполняется при добавлении или изменении записей в таблицы. Как только информация попадает в таблицу, она сразу же проходит сортировку от А до Я.

1.3.7.Функция поиска

Выполняется только при совпадении символов и регистра с записями, хранящихся в таблице. Результаты поиска выводятся в таблицу на главной форме.

2. Условия выполнения программы

2.1. Минимальный состав аппаратных средств

Программы должна корректно работать на оборудовании со следующими или совместимыми с ними характеристиками:

1 процессор с частотой не менее 1000MHz, 128MB оперативной памяти, 50 Mb свободного места на жестком диске.

2.2. Минимальный состав программных средств

Для выполнения программы необходимы:

2.3. Требования к персоналу

Пользоваться программным продуктом может любой пользователь с базовыми знаниями ПК.

3. Выполнение программы

3.1. Загрузка и запуск программы

Перед первым запуском программы необходимо обратиться к администратору системы, с целью изменения стандартного логина и пароля, для авторизации в системе.

Пользователь запускает программу двойным нажатием левой кнопки мыши по файлу «Рабочее место.xlsm».

3.2. Выполнение программы

3.2.1. Выполнение функции отправки письма

Для отправки необходимо выбрать нужно студента из таблицы. На главной форме программы совершить нажатие на кнопку «Письмо». Заполнение темы и тела письма происходит в ручную пользователем в соответствующих полях. Чтобы отправить письмо, необходимо нажать на соответствующую кнопку.

3.2.2. Выполнение генерирования отчета

Для формирования отчета, необходимо с помощью функции поиска добавить в шаблон отчета необходимых студентов или добавить группу студентов целиком. Записи из таблицы автоматически попадают на листMSExcel 2013 с дальнейшей возможностью печати сформированного отчета.

3.2.3. Выполнение функции редактирования записей

В окне главной формы необходимо нажать на кнопку «Редактировать». В открывшемся окне расположен список имеющейся информации о студенте (ФИО, дата рождения, адрес, телефон и т.д.). При необходимости, пользователь изменяет информацию и нажимает на кнопку «Сохранить».

3.2.4. Выполнение функции добавления записей

В окне главной формы необходимо нажать на кнопку «Добавить». В открывшемся окне расположен список имеющейся информации о студенте (ФИО, дата рождения, адрес, телефон и т.д.). Пользователю необходимо заполнить поля данными и нажать на кнопку «Сохранить».

3.2.5. Выполнение функции удаления записей

Для того, чтобы удалить запись, пользователю необходимо на главной форме выделить нужную запись в таблице и нажать на соответствующую кнопку.

3.2.6. Выполнение поиска

Для поиска на главной форме существует необходимое поле. Пользователь вводит ключевое слово, при этом сохраняя порядок символов и регистра, после чего необходимо нажать на соответствующую кнопку.Результаты поиска выводятся на главную форму в таблицу.

3.3. Завершение работы программы

Для завершения программы необходимо нажать на соответствующую управляющую кнопку главного окна. Для завершения программыMSExcel создана соответствующая кнопка на окне приветствия программы.

4. Сообщение оператору

Попытка отправки письмо студенту без электронной почты:

После отправкиписьма:

Попытка ввода неверных значений:

Удаление записей:

Шаблон отчета:

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

РУКОВОДСТВО ПРОГРАММИСТА

1. Назначение и область применения программы

1.1. Назначение программы

Программа предназначена для автоматизации работы социального работника, позволяющую в оперативном режиме создавать формы документов и автоматизировать операции по их подготовке и сбору.

1.2. Функции, выполняемые программой

1.2.1. добавление, хранение и редактирование информации о студентах;

1.2.2. поиск записей по базе данных;

1.2.3. отправка Email-писем через приложение;

1.2.4. формирование отчетов.

1.3. Условия, необходимые для выполнения программы

Для выполнения программы необходимо:

Программы должна корректно работать на оборудовании со следующими или совместимыми с ними характеристиками:

1 процессор с частотой не менее 1000MHz, 128MB оперативной памяти, 50 Mb свободного места на жестком диске.

Пользоваться программным продуктом может любой пользователь с базовыми знаниями ПК.

2. Характеристика программы

При небольшом количестве студентов (до 20), программа требует около 30 Мб ОЗУ. Ресурсоемкие операции, в т.ч. запуск программы, выполняются менее чем, за 1 сек.

При относительно большом количестве студентов (100), программа требует не более 35 Мб ОЗУ. Ресурсоемкие операции выполняются не более чем, за 1.5 сек.

3. Обращение к программе

Загрузка программы осуществляется менее чем, за 1 сек. Ресурсоемкие функции также выполняются в пределах 1 – 1.5 сек.

4. Входные и выходные данные

Входными данными являются: информация о студентах.

Выходные данные представлены в виде отчетов и электронных писем.

5. Сообщения

При нарушении целостности данных будут высвечиваться соответствующие сообщения. Например, при попытке удалить студента из базы данных, высветится сообщение с подтверждением удаления.




Похожие работы, которые могут быть Вам интерестны.

1. Разработка системы автоматизации составления расписания образовательного учреждения

2. Автоматизированное рабочее место медицинского работника дошкольного учреждения

3. Проектирование прототипа информационной системы «Дом»

4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ СКЛАДА

5. Проектирование виртуального предприятия и его информационной системы

6. Проектирование информационной системы (ИС) Продовольственный магазин

7. Проектирование информационной системы «Детский сад Онлайн»

8. Профессиональная деятельность социального работника

9. Проектирование информационной системы скоринговой оценки заемщика

10. Проектирование информационной системы Расписание занятий в вузе