ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА ПРИМЕРЕ «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»



ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА (НА ПРИМЕРЕ «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»

СодержаниеВведение………………………………………………………………………3Глава 1.  Основные понятия бухгалтерского учета………………………...5

Сущность и содержание бухгалтерского учета……………………5

Предмет и метод бухгалтерского учета…………………………..10Глава 2. Информационная система бухгалтерского учета………………..162.1.Сущность и понятие информационной системы……………………...16

Классификация, области применения и реализации информационныхсистем…………………………………………………………………………….17

Особенности бухгалтерских информационных систем………………21

Основы автоматизации бухгалтерского учета ………………………..23

Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета…..30Глава 3. Обновление информационной системы бухгалтерского учета В

ООО «ХХХ»…………………………………………………………………….38

Краткое описание организации……………………………………. 38

Сравнительный анализ ИС базы данных «1С: Бухгалтерия» 39

Перенос базы данных из «1С: Бухгалтерия 7.7.» в «1С: Бухгалтерия 8.2» бухгалтерского учета в ООО «ХХХ»…………………………………...50

Заключение…………………………………………………………………..62Список литературы ……………………………………………………….  64

Введение

В экономике России произошли изменения и нововведения, которые оказывают значительное влияние на информационные системы бухгалтерского учета, вынуждая специалистов по учету и организации производства постоянно совершенствовать ИС бухгалтерского учета, следить за изменениями и дополнениями к действующим законодательным актам, своевременно реализовывать их в практической деятельности.

В настоящее время существует больше количество разных программных средств автоматизации бухгалтерского учета: от средств автоматизации локальной задачи бухгалтерского учета до полнофункциональных компьютерных систем бухгалтерского учета в составе информационных средств предприятия.

Наиболее известные в России за минувшие годы используются ИС бухгалтерского учета фирмы 1С Предприятие (компоненты: Бухгалтерия (Бухгалтерский учет), Торговля и склад (Оперативный учет), Зарплата и кадры (Расчет)).

Актуальностьвыбранной темы определена тем, что в последнее время создано большое количество информационных систем бухгалтерского учета. В условиях рыночной экономики данные ИС стараются овладеть максимальную часть рынка, при этом возлагаются большие надежды на рекламу и обучение. Все без исключения ИС бухгалтерского учета результат исследований частного сектора, поэтому выбор определенной системы для обучения является очень деликатным процессом. В связи с этим к выбору конкретной системы надо подходить только со  стороны  обеспечения лучшего качества обучения работников предприятий и организации.

Целью исследованиеявляется обновление и перенос базы данных информационной системы бухгалтерского учета организации.

В соответствии с поставленной целью при выполнении работы возникают следующиезадачи:

  1. Определение сущности бухгалтерского учета;
  2. Определение понятия информационной системы;
  3. Рассмотреть классификацию информационных систем;
  4. Изучение основ автоматизации информационной системы в бухгалтерском учете;
  5. Анализ старой базы данных и обновление информационной системы бухгалтерского учета в организации.

Объектом исследованиеявляются информационные системы в бухгалтерском учете.

Предметом исследованияявляется обновление информационной системы в бухгалтерском учете.

Практическая ценность исследованиязаключается в том, что обновленная мной информационная система организации уже  апробирована и используется в практической деятельности ООО «ХХХ».

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.

При написании выпускной квалификационной работы я опирался на труды отечественных ученых Юровский А.Б., Ильина О.П., Харитонов С.А. , Смирнов И.А.

Глава 1.  Основные понятия бухгалтерского учета

Сущность и содержание бухгалтерского учета

Переход  Российской  федерации  к  рыночной  экономике побудил неминуемостьреформированияконцепции бухгалтерского учета в государстве в соответствии с условиями рынка и необходимостью доступности финансовой отчетности организаций России для зарубежных инвесторов и прочих внешних пользователей. В соответствии с постановление Правительства России от 6 марта 1998г. №283 (далее - Постановление Правительства РФ №283) в  качестве  основы реформирования российского учета были выбраны Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО), в последние годы получившие признание во большинстве государств мира.

Государственная программа реформирования бухгалтерского учета предусматривает преобразование национальной системы учета и отчетностей в соответствие с условиями рыночной экономики и Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО).

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете -"бухгалтерский учетпредставляет собой упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций"1. Отталкиваясь от данного определения необходимо понимать, что объектами учета считаются:

1Бархатов А.П. Бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности : учебное пособие. – М.: Дашков и К, 2014г.

имущество организаций, их обязательства и совокупность хозяйственных операций, осуществляемых в процессе деятельности.

В концепции управления фирмой бухгалтерскому учету принадлежит основная роль, не спроста бухгалтерская информация предназначена быть языком бизнеса, а бухгалтерская отчетность - визитной карточкой компании. Бухгалтерский учет не только системно составляет, фиксирует, но и обобщает информацию, которая необходима для разных  уровней управления, начиная с дирекции организацией и заканчивая начальниками отделов, участков, цехов, секций или других структурных подразделений организации.

Информацию бухгалтерского учета используют большой круг потребителей, всю совокупность которых можно разделить условно на 2-а класса:

Отталкиваясь от данного разделения, систему бухгалтерского учета можно поделить на 2-е подсистемы: финансовый и управленческий учет.

Финансовый учет(financialaccounting) призван обеспечивать информацией внешнего потребителя (инвестора, кредитора, заимодавца, акционера). Вышеуказанные лица, как юридические, так и физические,  в силу своих полномочий напрямую заинтересованы в абсолютной и надежной информации об уставной деятельности предприятия, ее нынешнем хозяйственно-финансовом положении, результате работы за отчетный (период) год. "Финансовый учет нормативно регулируется, информация предоставляется потребителям в унифицированном виде, согласно формам бухгалтерской отчетности, утверждаемым Минфином России. Информация финансового    учета    носит    открытый    и    ретроспективный    характер и

представляется в сопоставимых числовых пользователях, в денежном измерении."2

Управленческий учет(managementaccounting) обеспечивает информацией внутренних потребителей: дирекцию разных уровней, учредителя, собственника имущества, акционера – сотрудника фирмы. Информация управленческого учета о формировании затрат и финансовых результатов для указанного круга потребителей нужна с целью объяснения, формирования и принятия административных решений на разных ступенях управления в определенной фирме. Следовательно, управленческий учет нормативно никак не регламентирован, информация может представляться в любой форме: в виде расчета, справки, прогноза. Информация для управляющих абсолютно всех ступеней имеет, как правило, закрытый характер и содержит многообещающую направленность, также информация может представляться  как  в денежном, так  и в натуральном эквиваленте.

Кроме вышеперечисленных пользователей бухгалтерской информации, которые имеют прямые интересы, существует класс внешних пользователей имеющиеся информации с непрямыми интересами в сфере контролирования над точностью, полнотой и своевременностью уплаты в бюджет налогов. Это обязательство и обусловило обособление налогового учета.

В книге Голикова Е.И. Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность: реформирование представлено следующее определение"Налоговый учет(taxaccounting) необходим для внешних пользователей с косвенными интересами, информация представляется особому кругу потребителей в лице налоговых инспекций в виде налоговых деклараций и справок, составляемых по  унифицированным  формам.Информация  в  налоговом  учете  носит как

2Голикова Е.И. Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность: реформирование. – М.: Дело и Сервис, 2012г.

ретроспективный, так и перспективный характер (в части авансовых платежей) и, как правило, закрыта."

Бухгалтерская информация популярна как и широким кругом потребителей, так и востребована и на разных ступенях процесса управления фирмой: прогнозировании планировании,, оперативном контроле, финансовом анализе и т.п. Непосредственно по этой причине  к бухгалтерской информации предъявляются жесткие  требования. Информация обязана быть точной и объективной, своевременнойикомфортной с целью потребления, в том  числе иностранных инвесторов и партнеров.

Следовательно, основная задача и функция современного бухгалтерского учета считаетсяформирование полной и точной информации и информационного обеспечения заинтересованных пользователей.

Второй, согласно важности, задачей бухгалтерского учета – являетсяконтроль.Информационное обеспечение внешних потребителей с косвенными и прямыми интересами представляет возможности осуществления надзора над соблюдением законодательства РФ при осуществлении фирмой хозяйственной деятельности. Внутренний потребитель информации получает возможность контролирования над необходимостью совершения тех или иных операций, наличием и движением имущества и обязательств, трудовых и финансовых ресурсов в  соответствии с утвержденными нормами, пользованием материальных, нормативами и сметами.

Предварительный контрольпроисходит на стадии, когда хозяйственная операция еще не произведена. К примеру, предварительный контроль за отпуском материалов и сырья в производство; расходованием наличных денежных средств на хозяйственные нужды; очередностью погашения обязательств организации.

Текущий контроль или оперативный контроль - это осуществление контроля в момент совершения хозяйственных операций. К примеру, контроль за поступлением денежных средств в кассовый аппарат, расходами отдельных структурных подразделений организации – отделов, участков, секций.

После завершений хозяйственных операции организации проводитсяпоследующийконтроль. К примеру, это контроль за расходованием средств на представительские рекламу, функции, командировки, выполнением сметы расходов на текущий ремонт в соответствии с утвержденными нормами. Данный контроль результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации дает информацию для проведения анализа финансового состояния.

Контрольная функция бухгалтерского учета в нынешних обстоятельстваххозяйствованияобретает особенно важную значи мость.С одной стороны, фирмам разный сфер деятельности и организационно-правовых форм представлена возможность без помощи других сформировать учетную и налоговую политику в  рамках действующих нормативных актов, с другой же стороны, фирма напрямую заинтересована в эффективном контроле над собственной хозяйственной деятельностью в условиях рыночных отношений и конкуренции.

3-я задача бухгалтерского учета - это выявление резервов и запасов последующего развития компании. Развитие компании невозможно представить без осуществления функций информационного обеспечения и контролирования.  Помимо   этого,   при   решении   данной   задачи возникает вероятность избежать негативные итоги хозяйственной деятельности. Иначе говоря, правильно выстроенная система сбора, регистрации и обобщения информации об имуществе и обязательствах организации - основная задача для принятия грамотных административных решений.(См. Рис. 1)

Рис.1 Функция бухгалтерского учета в управлении организацией

Предмет и метод бухгалтерского учета

Предметомбухгалтерского учета является финансово-хозяйственная деятельность организации, реализуемая через хозяйственные операции (действия)3

В хозяйственной операции компании отражается в динамике движения его источников, имущества, обязательств перед компанией и самой организации и других фактов хозяйственной деятельности. Собственность организации, обязательства и сами хозяйственные действия называютсяобъектамибухгалтерского учета. Любое изменение, вызываемое хозяйственной операцией, может возникнуть в составе самого имущества или в   составе   источников   средств,   формирующих    имущество.При     этом

3Бархатов А.П. Бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности : учебное пособие. – М.: Дашков и К, 2014г.

изменение может, как уменьшать, так и увеличивать стоимость имущества и его источников.

Бухгалтерский учет как упорядоченная система сбора, обработки и обобщения информации и как экономическая наука имеет не только предмет, но и метод."Методбухгалтерского учета представляет собой совокупность специфических приемов и способов для раскрытия и изучения предмета. К указанной совокупности относятся: документация, оценка, инвентаризация, калькуляция,  счета  и  двойная  запись,  бухгалтерский  баланс  и отчетность.

Рассмотрим отдельные элементы метода бухгалтерского учета."4

"Документация- это процесс оформления хозяйственных операций, проводимых организацией, определенными документами, которые будут служить первичными учетными документами для ведения бухгалтерского учета. Документация подтверждает достоверность фактов хозяйственной деятельности и обеспечивает создание сплошного массива информации."5

Материалы чаще всего носят оправдательный (расходные и приходные кассовые ордеры); распорядительный (распоряжения, акты, приказы на списание объектов); комбинированные (акты приемки - передачи объектов, расчетно-платежные и платежные ведомости) характер. Документ составляется в период совершения хозяйственных операций в определенной организации (внутренние), так же существует вероятность получения и извне (внешние), к примеру, товарно-транспортные накладные, выписка из расчетного счета в банке, счета-фактуры и т.п. Документ может быть составлен по одному факту хозяйственной деятельности, к примеру, накладная  на  отпуск  материалов.Так  же  может  быть  и   накопительным:

4Бархатов А.П. Бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности : учебное пособие. – М.: Дашков и К, 2014г.

5Бархатов А.П. Бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности : учебное пособие. – М.: Дашков и К, 2014г.

инвентарная карточка учета основных   средств, лицевой  счет  сотрудника и прочие.

Вне зависимости от пита и направления документа, материалы принимаются к учету, если составлены по формам, содержащимся  в альбомах унифицированных формпервичной учетной документации; утвержденных Росстатом.

Данные из первых учетных документов переносится в бухгалтерские регистры (книги, таблица, карточка и прочие), далее – в бухгалтерскую отчетность (См. Рис. 2).

Рис. 2. Движение информации в системном бухгалтерском учете

После этого как первичные учетные документы будут проверены бухгалтером на наличие необходимых реквизитов, правильность оформления и подсчета итоговых сумм, они принимаются к учету. Информация из них переносится врегистры– для систематизации и накопления информации в целях адекватного отражения в учете и отчетности.

Модель передвижения документов, с момента их создания (получения) до передачи в архив на хранение, называетсядокументооборотом. "В компаниях существуют разные модели документооборота в зависимости от объема  обрабатываемых  документов  и  специфики  их  деятельности. Схема

документооборота и технология обработки  учетной информации  (вручную, с применением прикладных бухгалтерских программ, например, «1С: Предприятие» или создание автоматизированного рабочего  места бухгалтера) утверждаются в приказе по учетной политике организации."6

Оценка- это выбор способа денежных измерений имущества компании, его источника и обязательства. Правила оценки объекта бухгалтерского учета прописаны в Законе о бухгалтерском учете. Определены для имущества организации, валютные ценностей, обязательств и статей бухгалтерской отчетности в положении по ведению бухгалтерского учета и отчетностей .

Принципы оценки обязательств и статей бухгалтерской отчетности, имущества, его источников, играют важную роль для обеспечения сопоставимости сведений учреждений разных сфер, координационно- законных общепризнанных мерок и конфигураций имущества в масштабе экономики государства.

Дирекция компании имеет право применять и другой метод оценки имущества и обязательств, однако при этом дирекции необходимо дать обоснование и приписать их в приказе по учетной политике.

"Инвентаризация– это процесс сопоставления фактического наличия имущества и обязательств организации с данными  системного бухгалтерского учета. Инвентаризация призвана подтвердить достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, в ходе инвентаризаций, имеющих реальное контрольное значение, выявляются     не

6Харитонов, С.А. Технология ведения учета в программе "1С: Бухгалтерия 8. 0". Практическоепособие; М.: 1С: Паблишинг; Издание 2-е, доп., 2011г.

только наличие имущества и обязательств, но и определяются их состояние и оценка."7

В законодательстве по бухгалтерскому учету выявлены случаи, когда инвентаризации надо проводить в обязательном порядке.Приведем далее указанные случаи:

Следовательно, инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета, должен служить для реализации контрольных  функций  и представлять информацию по действительному доказательству за документированных данных системного бухгалтерского учета.

"Калькулирование– это процесс исчисления в денежном выражении на производство и реализацию продукции, работ, услуг. Затраты на производство или расходы на продажу можно определить в целом по организации   в   разрезе   отдельных   элементов   затрат   (затраты   сырья   и

материалов, заработная плата, отчисления на социальное страхование и обеспечение, амортизация оборудования и прочие) или по  отдельным статьям калькуляции"8

Калькулирование помогает формировать определенные массивы информации, которая используется, в 1-ую очередь, в подсистеме административно-управленческого учета для обоснования оптимального управленческого решения на разном уровне.

Глава 2. Информационная система бухгалтерского учета 2.1.Сущность и понятие информационной системы

Информационная система является обычным программным продуктом, она имеет несколько значительных различий от стандартных прикладных систем и программ. В зависимости от предметной области информационные системы могут весьма значительно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими.

Любая информационная система предназначена для сбора, хранения и обработки информации, в основе ИС лежит среда хранения и доступа к данным.

Информационная система ориентирована на конечного пользователя, который не обладает высокой квалификацией в области вычислительной техники. По этой причине клиентские приложения информационной системы обладают удобным, простым, легко осваиваемым интерфейсом, который дает конечному пользователю все без исключения необходимые для своей деятельности функции. Но в тоже время не позволяет пользователю выполнять какие-либо излишние действия.

При разработке информационной системы разработчики должны решить две главные проблемы – создание базы данных с целью хранения информации и проектирование графического интерфейса пользователя клиентского приложения.

Системы управления базой данных (СУБД) -  неотъемлемая  часть какой угодно информационной системы. Тип, который используется СУБД чаще всего определяется масштабом информационной системы. Мало кто может использовать только локальные СУБД, в корпоративной же информационной системе требуется мощная клиент-серверная  СУБД, которая поддерживает многопользовательскую работу.

Освоение новейшими способами невозможно в отсутствии улучшения информационной системы и применения нынешних индивидуальных ПК, требуемого инструмента в работе бухгалтера. Основу деятельности управления каждого объекта экономики составляет информационная система, которая имеет сложные построения, состав которых напрямую зависим от вида деятельности и размера организации, предприятия, фирмы.

В совершенстве в рамках компании обязана действовать общая корпоративная информационная система, которая удовлетворяет все существующие информационные потребности служб, сотрудников и подразделений. Но в практике формирования такого рода безграничной ИС очень затруднено или  даже  невозможно,  из-за этого в компании  как правило действуют ряд разных ИС, которые решают отдельную  группу задач: финансово-хозяйственная деятельность, управление производством и т.п.

Классификация, области применения и реализации информационных систем

Информационная система классифицируется по различным признакам: По степени автоматизации:

"«Ручные ИС» («без компьютера») существовать не могут, поскольку существующие определения предписывают обязательное наличие в составе ИС      аппаратно-программных      средств.      Вследствие      этого    понятия

«автоматизированная информационная система», «компьютерная информационная система» и просто «информационная система» являются синонимами."9

По характеру обработки данных:

Классификация по масштабности задачи:

9Агальцов В.П.Базы данных. Учебник. В 2-х книгах. Книга 2: Распределенные и удаленные базыданных. Гриф УМО вузов России, "Высшее образование", издательство Форум 2015 г.

варианте охватывают все без исключения информационные процессы всей компании, которая достигает их  полное согласованности, без  избыточности и прозрачности. Данные системы также принято называть системами комплексной автоматизации предприятия.

Классификация по архитектуре информационных систем:

Классификация информационной системы по сфере применения

Области применения и реализация информационных систем Бухгалтерский учёт– классическая и более часто реализуемая

в настоящий период сфера использования информационных технологий.

Управление финансовыми потоками–  внедрениеIT обуславливается критичностью данной сфере управления компании   к ошибкам. Ошибочно выстроив концепцию расчётов с  поставщиками и покупателями, возможно вызвать упадок наличности в   том числе и присутствие нормализованной узы покупки, реализована и отличном марке тинге.И напротив, конкретно оцененные и твердо регулируемые треб