Особенности документооборота денежно-расчетных операций



СОДЕРЖАНИЕ

стр

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Неправильное оформление первичных документов, ошибки в организации документооборота зачастую приводят к неверным расчетам налогооблагаемой базы, занижению объектов налогообложения, что, в свою очередь, влечет за собой наложение штрафных санкций. Каждый профессиональный бухгалтер знает, что основой для внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства. При налоговой проверке правильно оформленные бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве предприятия на ее совершение.

Итак, цель и основная задача работы – особенности документооборота денежно-расчетных операций.

1. Документооборот денежно-расчетных операций (банковские, кассовые документы)

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

своевременное  предупреждение     негативных     явлений в    финансово-хозяйственной деятельности,    выявление   и мобилизация   внутрихозяйственных резервов.

Выполнение   этих   задач   напрямую  зависит  от  полноты   и своевременности   отражения   на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального   оформления   совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации,   представляемой   бухгалтерией организации ее пользователям.    Поэтому   в   организациях процессу документирования  хозяйственных   операций   должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность)[8; стр.24-27].

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно ст. 9 Федерального закона Российской Федерации от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учета - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги; с покупателями за купленные ими товары; заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги; с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям; с бюджетом по различного рода платежам; с другими юридическими и физическими лицами по разным хозяйственным операциям.

Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами [8; стр.44].

Безналичные расчеты в условиях развитой рыночной экономики осуществляются с помощью платежных поручений и других расчетных документов, а также векселей и чеков, замещающих наличные деньги; путем перечислений по расчетным и текущим счетам клиентов в банках; посредством системы корреспондентских счетов между различными банками, а также клиринговых зачетов взаимных требований через расчетные палаты.

Безналичные расчеты ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских, кредитных и расчетных операций, замещающих наличные деньги в обороте. Применение безналичных расчетов сокращает потребность в наличных деньгах, снижает расходы на денежное обращение, способствует концентрации в банках свободных денежных средств организаций, обеспечивает их более надежную сохранность.

Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и пр. Их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью - важнейшая задача бухгалтерии[8; стр.44-45].

Из этого вытекают следующие основные задачи бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций:

- проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, расчетных и кредитных операций, своевременное и полное отражение их в учете;

- обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений; выявление дебиторской и кредиторской задолженности;

- своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, денежных документов и расчетов, обеспечение изыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;

- обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе и других местах их хранения и выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью неотложных нужд организации, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она, необходима;

- изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход[11; стр.54].

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом о приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Что касается выдачи наличных денег из касс предприятий, то она производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается[8; стр.47].

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера и на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

правильность оформления документов;

наличие перечисленных в документах приложений.

Прием и выдача денег с расчетного счета или безналичные расчеты производятся банком на основании документов, утвержденных им же. Наиболее распространенными среди них являются: объявление на взнос наличными, денежный чек, платежное поручение, расчетный чек, платежное требование-поручение, аккредитив, вексель.

Расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать[10; стр.32]:

наименование расчетного документа;

номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки;

номер и наименование банка плательщика;

наименование плательщика, номер его счета в банке и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). ИНН указывается перед наименованием плательщика;

наименование получателя средств, номер его счета в банке, идентификационный номер налогоплательщика. Наименование банка-получателя (в чеке не указывается), номер банка-получателя средств;

назначение платежа (в чеке не указывается);

сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

подписи предприятия на первом экземпляре расчетного документа независимо от способа его изготовления, на первом экземпляре документа проставляется также оттиск печати.

Расчетные документы принимаются банком к исполнению при наличии подписей, учиненных должностными лицами, имеющими право подписи для совершения расчетно-денежных операций по счетам в банке.

Расчетные документы по операциям, осуществляемым филиалами, представительствами, отделениями от имени юридического лица, подписываются лицами, уполномоченными этим юридическим лицом.

Расчетные документы по операциям, осуществляемым предпринимателем без образования юридического лица, принимаются к исполнению при наличии на них одной подписи, указанной в карточке, с образцом подписи, без оттиска печати.

Расчетные документы принимаются к исполнению независимо от их суммы.

Платежные поручения, платежные требования-поручения выписываются, как правило, с использованием технических средств в один прием под копирку или путем размножения подлинников в количестве экземпляров, необходимом для всех участвующих в расчетах сторон.

Чеки выписываются от руки чернилами или шариковыми ручками.

Помарки и подчистки в расчетных документах не допускаются.

Списание средств со счета плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа (документа, переданного по телефаксу), если иное не оговорено указаниями Центрального банка России[9; стр.56].

2. Типичные подлоги в банковских и кассовых документах

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, которые могут создаваться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях информации. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных выше должностных лиц и их расшифровки[12; стр.64-67].

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций в соответствии с подп. "б" п.1 ст.13 Закона РСФСР от 27.12.91 N 2118-1 "Об основах налоговой системы в Российской Федерации" за отсутствие учета объектов налогообложения и за ведение учета объекта налогообложения с нарушением установленного порядка, повлекшее за собой сокрытие или занижение дохода за проверяемый период, в размере 10% доначисленных сумм налога.

Рассмотрим конкретный пример.

Предприятием произведен ремонт оборудования. При этом в оформлении первичных учетных документов были допущены следующие нарушения:

1) начисление заработной платы рабочим производилось на основании нарядов, которые не были подписаны уполномоченными на это должностными лицами;

2) на требовании на получение со склада материалов отсутствует дата;

3) списание материалов в производство производилось на основании записки мастера, составленной в произвольной форме.

Впоследствии при документальной проверке госналогинспекция может признать неправомерным списание указанных выше расходов на себестоимость, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, а следовательно, возможно утверждение, что рассматриваемые расходы фактически не производились[12; стр.64-67].

В соответствии с п.1 Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли (утверждено Постановлением Правительства РФ от 05.08.92 N 552) себестоимость продукции (работ, услуг) представляет собой стоимостную оценку используемых в процессе производства продукции (работ, услуг) природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов, а также других затрат на ее производство и реализацию. Таким образом, включение затрат в себестоимость продукции (работ, услуг) производится на основании документов, подтверждающих факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства.

Возвратимся к нашемупримеру.

1. Отсутствие подписи должностного лица на нарядах на производство работ может означать как то, что такие работы вообще не производились, так и то, что работы фактически произведены, но необходимости в них не было. В первом случае мы имеем факт подлога документов (и факт хищения денежных средств), а также занижение себестоимости, во-втором - нерациональное использование средств предприятия. Однако, поскольку первичные учетные документы (наряды на производство работ) оформлены ненадлежащим образом, контролирующий орган вправе признать включение указанных затрат в себестоимость продукции необоснованным.

2. Отсутствие даты на требовании на получение материалов со склада не дает возможности установить, в каком отчетном периоде были получены эти материалы. При этом, если имеются два требования на получение одного и того же количества материалов, не имеющих номера и даты, кладовщик склада может утверждать, что отпустил эти материалы дважды (по двум самостоятельным документам), а получатель - что это два экземпляра одного и того же документа и материалы со склада были им получены один раз.

3. Если приказом по предприятию именно на мастера возложена обязанность по оформлению документов на списание материалов в производство и составленный им документ содержит необходимые сведения о количестве, стоимости и дате расходования материалов, а также о назначении их использования - расход материалов фактически подтвержден. Однако формально не соблюдено требование п.7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности... - на документе не указаны наименование формы и код формы. На этом основании документ может быть оспорен как не соответствующий требованиям, предъявляемым действующим законодательством к первичным учетным документам[12; стр.64-67].

Таким образом, если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, перед предприятием может возникнуть проблема: как доказать факт совершения хозяйственной операции? В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения, а также свидетельские показания. Однако контролирующие органы вправе не согласиться с представленными косвенными доказательствами (либо их может оказаться недостаточно).

В конечном итоге не исключена возможность, что предприятию придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде. В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в соответствии с требованиями ст.52 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации 1995 г. (включая заключения экспертов, объяснения сторон, показания свидетелей).

При этом необходимо иметь в виду, что, согласно ст.57 АПК РФ, обстоятельства дела, которые в соответствии с законом или иными нормативными правовыми актами должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами. Например, в соответствии с пунктами 4 и 7 Типовой инструкции о порядке списания пришедших в негодность зданий, сооружений, машин, оборудования, транспортных средств и другого имущества, относящегося к основным средствам (фондам) (утверждена письмом Минфина СССР от 01.07.85 N 100) ликвидация и списание с баланса автотранспортных средств оформляются Актом о ликвидации автотранспортных средств по типовой междуведомственной форме N ОС-4а, утвержденной ЦСУ СССР. Таким образом, другие доказательства факта ликвидации автотранспортного средства могут быть не приняты во внимание арбитражным судом[11; стр.45].

Положением о бухгалтерском учете... предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после окончания операции. Это требование связано с основным назначением первичных учетных документов - фиксацией факта совершения хозяйственной операции. Например, если в момент отгрузки продукции покупателю сторонами не была надлежащим образом оформлена накладная, то в случае возникновения впоследствии разногласий поставщику сложно (или даже невозможно) будет доказать, какое количество продукции было фактически получено покупателем, а также подтвердить стоимость этой продукции, если она не оговорена в других документах. Если стоимость отгруженных товаров отличается от договорной, то покупатель оприходует полученные им товары по договорной цене (по накладной, в которой указано только количество) и может впоследствии отклонить любые претензии продавца относительно изменения их стоимости[12; стр.64-67].

Если бы в накладной была указана стоимость товаров, отличная от договорной, то у продавца сохранилось бы право потребовать от покупателя оплаты указанной в накладной стоимости товаров либо их возврата, а покупатель должен был либо оплатить товар по объявленной стоимости, либо принять его на ответственное хранение как незаказанный товар (фактически был заказан товар по другой цене), а затем возвратить продавцу. В этом случае (если это предусмотрено условиями договора) покупатель вправе предъявить продавцу претензии за несвоевременную поставку товара (или отказ от поставки вообще). Однако, во-первых, на практике условиями договоров далеко не всегда предусмотрены санкции за их неисполнение, во-вторых, санкции могут оказаться существенно ниже потерь от разницы в цене товара, и, в-третьих, изменение цены может быть следствием, например, оговоренных в договоре форс-мажорных обстоятельств, - в этом случае ответственность продавца не наступает. Кроме того, не исключена возможность утраты товара по вине третьих лиц. При таких обстоятельствах отсутствие стоимости товара в сопроводительных документах может обернуться для предприятия невозможностью доказать их истинную стоимость, а следовательно, опять же значительными потерями.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Не принято заполнять документы чернилами или пастой красного или зеленого цвета. В бухгалтерской практике часто встречается выражение "записать красным". Это означает, что произведена сторнировочная запись (т. е. записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком "минус"). Нормативными документами порядок производства записей "сторно" не определен. На практике применяются два распространенных варианта такой записи: сторнировочная запись делается чернилами или пастой красного цвета; число, подлежащее сторнированию, записывается пастой или чернилами того же цвета, что и остальные записи, а затем обводится вокруг сплошной чертой.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Это исключает возможность внесения в документ дополнительных записей после завершения его составления и подписания ответственными должностными лицами.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем предприятия по согласованию с главным бухгалтером. При этом количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных или дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Обработанные первичные документы должны содержать отметку об этом (специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки), для того чтобы они не были использованы повторно. Все документы, приложенные к приходным или расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты[12; стр.64-67].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документооборот - это движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание, получение их от других предприятий и учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив).

Принятая система документирования хозяйственных операций как элемент учетной политики должна обеспечивать:

1) полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности;

2) предупреждение возникновения на предприятии скрытых резервов.

Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели (например, нормы расхода материалов, нормы технологических потерь, нормы трудоемкости, справочные данные об аналогичных показателях предыдущего отчетного периода, планируемые значения тех или иных величин). Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;

3) отражение, в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования;

4) тождество данных аналитического и синтетического учета;

5) рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

  1. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете».
  2. Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации (утверждено письмом ЦБ РФ от 09.07.92 N 14).
  3. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено письмом Минфина СССР от 29.07.83 N 105).
  4. Положение о расчетных документах (утверждено Постановлением Совмина СССР от 16.09.83 N 911).
  5. Положение ЦБР от 1 апреля 2016 г. N 222-П "О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации"
  6. Положение ЦБР от 3 октября 2015 г. N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (с изм. и доп. от 3 марта 2016 г., 11 июня 2017 г.)
  7. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден письмом ЦБ РФ от 22.09.93 N 40).
  8. Андросов А.М., Викулова Е.В. Бухгалтерский учет. – М.: Андросов, 2015.
  9. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд-во Экмос, 2015.
  10. Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета: учебник. – М.: Финансы и статистика, 2016.
  11. Козлова Е.П., Парашутин Н.В., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет. – М.: Финансы и статистика, 2017.
  12. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2014.




Похожие работы, которые могут быть Вам интерестны.

1. Изучение учета, контроля расчетных операций

2. Учёт и аудит внешних расчётных операций

3. АНАЛИЗ ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ ООО «ТулаАвтоГруз»

4. Процесс документооборота в органах внутренних дел. Стадии и этапы документооборота

5. Субъекты и содержание расчетных отношений

6. Система электронного документооборота Босс-Референт

7. Создание и защита электронного документооборота безопасности

8. Характеристика преимуществ и проблем при использовании электронного документооборота

9. Организация документооборота в розничной сети Магнит АО Тандер

10. Анализ документооборота на примере ООО Группа компаний Оригами