ОБЩИЕ ПРАВИЛА И КУЛЬТУРА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ



РОСЖЕЛДОР

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«СИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ» (СГУПС)

КАФЕДРА «Русский язык и восточные языки»

КУРСОВАЯ РАБОТА

ОБЩИЕ ПРАВИЛА И КУЛЬТУРА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

По дисциплине «Русский язык и культура речи»

НОВОСИБИРСК

2017СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Современное общество трудно представить без документа – материализованной социальной информации, который неудержимо властно вторгается в мельчайшие микропоры социальной жизни и с каждым днем все больше подчиняет себе собственно человеческие, живые и неповторимые интенции и уникальные стратегии индивидуального существования.

Влияние документной составляющей в информационном обществе сегодня является всеобъемлющим.Любая профессиональная деятельность людей в организованном обществе предполагает явление культуры. Причины, влияющие на восприятие  документа, позволяют инициировать формирование такого подраздела профессиональной культуры, как культура оформления делового документа, сформировать понятие и создать варианты его определения, лежащие в различных плоскостях знания: потребительское и философское.

Анализ специальной литературы продемонстрировал, что целостного, многоаспектного исследования проблемы оформления делового документа как явления культуры, а также подготовки специалистов по данному вопросу в наше время не проводилось. Тем не менее, отдельные нюансы этой проблематики разработаны в трудах по различным наукам и отраслям деятельности.

Поскольку особую роль в оформлении документа играет выбор речевых средств, нами для отражения данной составляющей делового документа использовались труды в области филологии, языкознания, риторики и культуры речи (Т.Г. Васильева, Л.А. Введенская, А.И. Дунев, М.В. Колтунова, Д.Э. Розенталь, М.И. Тимофеев).

Предмет исследования - формирование культуры оформления документа

Объект исследования - документ.

Цель реферата заключается в исследовании общих правил и культуры оформления документов

Задачи реферата следующие:

– рассмотреть культуру оформления документа;

– исследовать  понятие «документ»  по  словарям и специальной литературе;

– обозначить ощие правила оформления документов.

Структурно работа содержит введение,  три пункта, третий из которых разделен на семь подпунктов, заключения и списка литературы.

1. Культура оформления документа

В документоведении документ рассматривается как материальный объект, носитель социальной информации, предназначенной для ее передачи и использования [3]. Однако, ни одну вещь невозможно понять, исходя из нее самой. Особенно те из них, которые представляют собой сложные системы или такие, которые сами находятся в составе сложных систем. Если в первом случае трудность заключается в определении энтелехийного целого, несводимого к внешне наблюдаемым параметрам вещи (в нашем случае, материальному носителю и системе знаков), то во втором сложность составляют противоречия многообразности решаемых нею функциональных задач, столкновения которых порою доходит до конфликта взаимоисключающих функций, что также препятствует однозначному определению.

Но в любом случае внешние условия через функциональные смыслы диктуют особенности устройства, динамику и вектор развития отдельной вещи и поэтому дефиниция ее смысла всегда будет зависеть от избранной в качестве определяющей функции или координат отсчета. Культурологический анализ предопределяет интерпретацию документа как факта социума и культуры, в системе родовых понятий «общество», «человек», «культура».

Многовековой опыт теоретических дискуссий по их определению сводится либо к эмпирическому перечислению составляющих данные понятия признаков, либо к привлечению категориального и предметного пространства тех научных дисциплин, в рамках которых рассматриваются данные понятия, что в последствии получило именование так называемого «методологического подхода» – исторического, семиотического, аксиологического, информационного, структуралистского, психоаналитического и пр. Трудно сказать чего здесь больше – лукавства или псевдонаучности, редукционизма или самонадеянности, в любом случае предметное поле данных понятий используется всего лишь для применения закономерностей уже сложившихся научных дисциплин и ничего, кроме самообманчивой самоинтерпретации-иллюстрации уже известных категорий дать науке не может [8].

Имплицитное содержание родовых понятий по-прежнему остается скрытым от исследователя, в силу того, что его определение нуждается в собственных адекватных понятиях культурологии, антропологии и обществоведения.

Не секрет, что понятия «культура», «общество», «человек», хотя и с разных сторон, но, в сущности, являются разными обозначениями одного и того же. В противопоставлении природе их общее содержание составляют социальные процессы, то есть такие процессы, содержанием которых является биологически не воспроизводимая (в инстинктах или генах) информация.

Социальная информация открывается индивиду в виде смыслов, порождаемых целесообразным порядком взаимодействия вещей, в котором вещи обнаруживают себя в виде образов свойств, будто бы извлекаемых в процессе взаимного влияния одной вещи на другую. Практические стратегемы воспроизводятся в психике в виде цельных, целесообразно выстроенных виртуальных информационных структур, общественные смыслы которых в индивидуальном восприятии людей осознаются в связках цель – средство[10, с. 145].

Социальная информация представляет собой опыт совместной целесообразной деятельности индивидов, регламентирующей характер и вектор телесных движений (перформаций) для удовлетворения потребностей людей, начало которому было положено в первичных коллективных формах ограничения биологических движений и придания им культурной человеческой формы в виде половых и пищевых табу. Соответственно и первичные формы закрепления и передачи социальной информации были адекватны телесным и психологическим возможностям индивидов, были вплетены в язык самой жизни и осуществлялись в формах самой жизни, таких как коллективные ритуальные подражания-имитации успешных производственных актов, а впоследствии их изображения и вербальная артикуляция.

Обобщение, абстрагирование и воспроизводство опыта совместной практической деятельности происходило посредством надбиологических и надличностных материально-знаковых систем, носителей социокультурной информации или артефактов – материальных и духовных продуктов деятельности человека, которые в «окаменевшем» виде содержат в себе ту или иную совокупность социального опыта [4].

Все, что создано людьми, является артефактами, информационными носителями целесообразных форм человеческой деятельности или «социальными машинами», запускающими (стимулирующими) адекватные им формы целесообразно-осмысленных человеческих движений, в рамках которых артефакты только и выявляют присущие им материальные функции и виртуальные смыслы. В каком-то смысле артефакты можно рассматривать как знаковые системы (тексты), которые имеют две основные формы своего культурного бытия – предметную (физическую) и смысловую (человеческую, духовную). Предметная форма – природный материал, физическое вещество, телесная, материально- знаковая оболочка предмета культуры, то, из чего создается артефакт культуры для удовлетворения материальных и духовных потребностей людей. А это значит, что кроме природной, артефакты имеют еще и человеческую (собственно культурную) форму, чем и отличаются от стихийно возникающих предметов природы.

Именно человеческая форма придает артефакту культурную ценность [12]. Не случайно большинство артефактов создаются с целью продолжения и усиления телесно- человеческих органов. Подобно природной, человеческая форма является материальной, но в отличие от природной она содержит нечто большее, чем природные свойства вещи, а именно – надличностные смыслы, усилия, опыт, знания, эстетические вкусы множества поколений. Соответственно, каждому артефакту в письменной или традиционно-имитационной (ритуальной) форме «прилагается инструкция» или описание конкретного человеческого движения по его использованию в целостном акте целесообразного практического действия.

Поэтому, любой артефакт является символом (знаком), который несет в себе «сумму технологий», репрезентирует «опредмеченную» информацию, которую в виде функциональных смыслов воспроизводят и прочитывают люди в процессе использования артефакта. Предмет становится «человеческим предметом», поскольку содержит в себе не только природное, но и общественное содержание, служит средством социальной коммуникации и общения человеческих индивидов, носителем и атрактором общественных отношений. Культурно-смысловая ценность предмета культуры определяется не только его целевым технологическим предназначением, но и социальной функцией – быть средством культурной связи между индивидами, активным посредником, объединяющим коллективные усилия людей в процессе их совместной деятельности и программирующим формы их совместного существования. Тем самым, материально-предметное богатство общества является воплощением человеческого труда и психологических способностей множества поколений человеческих индивидов. В этом смысле культурные системы артефактов служат способом репрезентации и передачи от поколения к поколению ненаследуемой в генах социальной информации [10].

Документ также необходимо рассматривать в качестве специализированного артефакта, статусные характеристики которого предопределены целями и практическими задачами, выполняемыми им в обществе. Колоссальный и экспоненциально возрастающий объем социальной информации потребовал создания эффективных технологий сворачивания и концентрирования информации, а также обеспечения императивной принудительности ее использования. В ответ появляется бюрократический документ, совмещающий в себе «претензию на реальность и достоверность с дисциплинарной технологией» (Г. Орлова), который, собственно, и составляет основной предмет изучения современной документологии.

Однако, кроме государственно-политической, в обществе имеется много иных сфер социальной жизни, а, соответственно, и типов обеспечивающих их функционирование документов. В нынешних информационных условиях документационное поле представляет собой системно организованную часть социального бытия. А это значит, что социокультурный статус документа в обществе предопределяется, во-первых, структурой социального организма и составляющими его элементами, а, во-вторых, способностью императивно определять культурные формы движения людей и воспроизводить социальный опыт надличностных форм социальной регуляции в непосредственной деятельности инидивидов.

Поэтому предметное поле документоведческих и документологических исследований нуждается кардинальном обновлении за счет вовлечения в аналитику новых социальных сфер функционирования документа [4].

Эмпирическим путем можно выделить следующие сферы и статусы существования документа в современной культуре [4]:

– информационный (социальный, коммуникативный, идентификационный);

– регулятивный (управленческий, идеологический, политический, властный, императивный, правовой, свидетельствующий);

– гносеологический (научный, паранаучный);

– аксиологический (эстетический, нравственный, религиозно-магический, теологический, праксеологический, бытовой, гедонистический);

– мнемонический (исторический, культурный, мемориальный);

– учебный (образовательный, воспитательный, обучающий);

– технологический (управленческий, защитный, рецептурный, инженерный, кулинарный, медицинский, строительный и т.п.).

Культурологическая интерпретация документа позволит документоведению найти адекватную методологическую базу и занять надлежащее место в системе наук.

2. Исследование понятия «документ» по словарям и специальной литературе

  Понятие «документ» представлено и в словарях, и  специальных  литературных источниках, при этом существуют различные точки зрения к определению.

Слово «документ» в русский язык пришло в эпоху Петра I, как взятое их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. Оно имело 2 значения[9, с. 89]:

a) любая бумага, составленная законным порядком и способная служить подтверждением прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) либо на исполнение некоторых обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

В конце XIX в. имеется тенденция к сужению границ понятия «документ»: вначале оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и подтверждения, потом - как письменное свидетельство, подтверждающее конкретные правовые отношения. Понятие использовалось предпочтительно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится свежее, более обширное осознание понятия «документ»: его использовал знаменитый бельгийский ученый, основатель документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», введенные научный оборот П.Отле:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, познаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или же считается проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие обхватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, передачи, театральные представления;

б) документами считаются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания некоторых коллекций. Сюда входят как предметы искусственного происхождения, разработанные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

в) в состав документов входят помимо прочего материальные объекты, сделанные человеком Специально для фиксирования, хранения и воссоздания информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).    

 В справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ - деловая  бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо».

Оксфордский словарь гласит: «Документ - это текст  или изображение, имеющее информационное значение».

Документ (от лат. «documentum»: «dokeo» - учить, извещать) - (В.И.Даль) - всякая важная деловая бумага[цит. по 11].

 Некоторыми  исследователями документ представлен в качестве 1) письменного источника, имеющего юридическую силу; 2) всякой бумаги, составленной законным порядком и могущей служить доказательством прав на что-либо; 3) вообще всякого письменного доказательства.

По мнению В.Н.Митяева документ это результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов.

Фионова Л.Р. определяет документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) как понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием[цит по 11].

Вместе с тем определение понятия «документ» в разных науках имеет существенные различия. Это зависит, во-1-х, от более либо, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-2-х, от выдвижения на первый план какой-нибудь одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его многофункциональном аспекте. В информатике, к примеру, документ часто определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает необозримое множество объектов, т.к. в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается «любая семантическая информация, воплощенная на любом языке и отмеченная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе».

Это определение существенно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и печатные издания, и служебные документы и т.п.

 Таким образом, проанализировав развитие понятия документ по словарям и специальной литературе можно говорить о наличии следующих аспектов, которые легли в основу данного определения – информационного, правового, управленческого, исторического.

Все без исключения  авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Неоднозначное толкование понятия «информация» вызывает в ряде случаев необходимость  более чёткого его определения  и фиксации в отдельных нормативных актах.

Таким образом, к настоящему времени понятие  «документ» вобрало в себя такие  наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

3. Общие правила оформления документов

3.1. Общие требования

Стандартизация формы документа значительной упрощает работу с массовой документацией – ее формирование, оценку, обработку.

При подготовке текста должны соблюдаться последующие основные принципы: достоверность и объективность содержания; логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки ситуации и фактов; полнота информации; нейтральный, корректный (уважительный) тон изложения; деление документа на смысловые части (абзацы); соблюдение требований, предъявляемых к содержанию и форме документа типовым формуляром.

Несоблюдение вышеперечисленных требований значительно осложняет работу с документами. Так, неимение в документе необходимой подписи, визы, указания на должность работника может лишить документ юридической силы. Неправильное размещение материала, обусловленного типовым формуляром, чрезвычайно затрудняет применение документа.

Документы обязаны, как правило, оформляться на бланках, имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к бланкам сводятся к двум основным: составу обязательных сведений об организации и их рациональному размещению.

Бланк документа – это лист бумаги формата А-4 или А-5 с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию [7].

В каждой организации  должны быть в наличии для оформления организационно-распорядительных документов два вида бланков: общий (для всех видов документов) и бланк для служебных посланий. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового и продольного расположения реквизитов.

Неотъемлемым элементом для общего бланка и бланка для писем считается название организации – автора документа в полном и сокращенном виде в строгом соответствии с названием, зарегистрированным в установленном порядке. В названии употребляются закрепленные сокращения, например: ОАО (открытое акционерное общество), ЗАО (закрытое акционерное общество), ООО (общество с ограниченной ответственностью) и т.п.

На бланках для писем указываются  названия реквизитов: индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона; номер телетайпа (абонентского телеграфа); электронный адрес; номер счета в банке и реквизиты банка; дата; индекс; ссылка на индекс и дату входящего документа. Наименование вида документа на бланке письма не указывается.

При создании документов на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы  на этих языках.

3.2. Форматы бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве

Документы состоят из отдельных составляющих, которые принято называть реквизитами – другими словами требуемое, нужное (пер. с латин.). Совокупность реквизитов документа отображает его форму. А значит, чтобы документ отвечалэсвоему назначению, он должен бытьюсоставлен по форме, принятой для этой группы документов. От полноты и качества оформления документаюзависят доказательная (юридическая) сила, т.к. он служитлсвидетельством, подтверждающим факт, операцию, позицию. С 1.01.1991 г. и по нынешнее время введен стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38-90, который используется в органах Государственной власти и управления, а также в подведомственных им предприятиях и организациях. В данном стандарте определен 31 реквизит и предписано их размещение.

Все документы оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, подходящего качества (плотности и белизны). ГОСТ 9327-60 устанавливает 3 потребительских формата: А, В, С.

Бумага потребительская. Форматы. Ряд. А считается основным. Он разделяется на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13, и классифицируется буквой ряда и цифрой класса.

Ряды В и С считаются дополнительными.

Исходным форматом считается А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритами 842 х 1189 мм. Следующие форматы получаются методом деления предыдущего формата на 2 равные части параллельно наименьшей стороне. Для оформления деловых документов применяются следующие форматы [7]. 

Формат

Размеры, мм

Применение

А3

297 х 420

Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений

А4

210 х 297

Приказы, письма и другие документы

А5

148 х 210

Приказы, письма и другие документы

 

Использование типовых форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, позволяет применять средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Размеры полей в документах. Сообразно ГОСТ6.38-90тдля деловых писем, приказов и прочих организационно-распорядительных документов предусматриваются поля следующих размеров:

левое – 20 мм, верхнее – 10 мм, правое и нижнее – 8 мм.

Левое поле создано для подшивки документов, правое и нижнее оставляют для износаокраев бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании обратной стороны листа левое поле должно составлять минимум 8 мм, а правое – 20 мм, т.е. наоборот по сравнению с лицевой стороной.

Научные доклады, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации также надлежит оформлять, соблюдая следующие размеры полей сообразно ГОСТ 7.32-91 “Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования и правила оформления”:

–  правое поле – не менее десяти мм;

–  левое поле – не менее тридцати мм;

–  нижнее поле – не менее двадцати мм;

–  верхнее поле – не менее пятнадцати мм.

Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографских изданий.

3.3. Нумерация страниц, оформление дат

В соответствии с ГОСТ 6.38-90 учтен следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов:

1) все страницы, помимо первой, нумеруются. В случае если текст документа печатается с двух сторон, тогда лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными;

2) номер страницы наносится на верхнее поле листа в центре, на дистанции минимум 10 мм от верхнего обреза (края);

3) номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова “страница”, его сокращенных вариантов “стр.” либо “с” и знаков тире (черточек).

Способы при оформлении дат. Используются 2 приема оформления дат, оговоренные ГОСТ 6.38-90:

1) цифровой;

2) словесно-цифровой.

Цифровой метод считается более экономичным, потому что уменьшает длину написания даты и может в одно и тоже время работать кодом для обработки документов на машинных носителях. Дата проставляется одной строкой арабскими цифрами, разделенными точками, без переносов в последовательности:

число – месяц – год.

Например: 1 сентября 2017 г. – 1.09.2017 г. или 1.09.17 г.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит так: [5]

01 сентября 2017 г.

Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, оформляются: в отчетном 20162017 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 2014-2017 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово “год” пишется полностью (например, в 2017 году). Если кроме года указывается число, месяц, то слово “год” пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2017 г.; в первом квартале 2018 г.).

Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках в следующей последовательности: год, месяц, число.

Например: 2017.04.01.

3.4. Правила сокращения слов

В документах допускаются общепризнанные сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Приведем пример наиболее известных сокращений:

село – с.; поселок – П.; поселок городского типа – ПГТ.

Перед указанием городов Москва и С-Петербург буква “Г” не ставится. Буква “Г” кроме того не ставится перед наименованиями городов, в заглавии которых наличествует слово “город” (Новгород, Волгоград). Слова при фамилиях: товарищ – Т (в начале предложения – тов.), господин – г-н; профессор – проф.; доцент – доц.; начальник – нач.; и т.д.

Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 – п. 3., подпункт 1.1 – подп.1.1, рисунок – рис. 5, раздел 2 – разд. 2.

Слова при указании денежных единиц: рубль – р., тысяча рублей – тыс.р., миллион рублей – млн.р., миллиард рублей – млрд.р.

Слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство – м-во; завод – з-д; производство – пр-во; район – р-н; хозяйство – хоз-во; количество – кол-во; человеко-час – чел-час, и т.п.

Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РФ – Российская Федерация, ЭВМ – электронно-вычислительная машина, НИИ, АО, ЕЭС – Европейское экономическое сообщество, НАТО.

Допускается сокращение словосочетаний: и так далее – и т.д., и тому подобное – и т.п., и другие – и др.

Вполне возможно применять сокращения, принятые в этом документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения либо аббревиатура непосредственно после первого сокращения, упоминания – полное написание сокращенного слова или же словосочетания. Впрочем сокращать одно и то же слово либо словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно – не допускается. Не допускаются кроме того следующие сокращения: ед.изм. – единица измерения, напр. – например, п/упр – под управлением, т.г. – текущего года, с.г. – сего года, т.н. – так называемый, таким образом – т.о.

3.5. Правила написания чисел в оформлении документов, физических величин, математических формул

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дроби, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287; 12 480 620. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗиЛ-155,ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: Ѕ; ѕ. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, слева направо: 1,094; 5,35; 0,1.

Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных – 7 45 63 72, для шестизначных – 23 03 24, для пятизначных – 5 16 19, для трехзначных – 3 12.

При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую черту: пр. Мира, д. 27/2.; литерные номера домов пишутся слитно: ул. Б.Садовая, д. 69а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 3-й вопрос повестки дня). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний (например: IV раздел, XX век).

Если арабские цифры входят в словесно-цифровое сочетание, его пишут через дефис с соответствующим словом (например: 18-градусная жара, 9-этажный дом) [9].

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например: в возрасте семи лет, порядка сорока штук).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например: 8 Марта).

Как выполняются в документах написания физических величин. Наименования, обозначения и правила применения единиц физических величин оговорены ГОСТ 8.417-81 “Государственная система измерений. Единицы физических величин”. Приведем отдельные правила написания единиц измерения, встречающихся в деловой документации.

Все меры длины, площади и т.п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка не ставится: 10 т; 15 м2; 50 см3; 8 м.

Единицы измерения, не являющиеся самостоятельными, но входящие в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 755 мм рт.ст.

Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 300 см3. Знак градуса обозначается строчной буквой “о”, которая ставится на пол-интервала выше соответствующего числа, без пробела между ними. Обозначения шкалы (Цельсия, Кельвина) ставятся без пробела после обозначения градусов и без точек после них (например: 33,60С; -100С). Знаки “+” и “-” при этом печатаются без пробела.

В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например: 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду.

Правила написания математических формул. Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в 3 интервала. Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, -,:, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 5 х 4 = 54; А – С = Д).

Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова “где”, двоеточие при этом не ставится. Слово “где” пишется на один интервал ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов).

Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами (1, 2, 3..), которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главой) текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами), выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т.д. Здесь 1 и 6 – номера разделов (глав), 3 и 5 – номера формул в них. При ссылке в документе на формулу ее выполняют по образцу: согласно формуле (4) или в соответствии с формулой (2.5).

3.6. Оформление таблиц в документах

Таблицами называют особую форму подачи информации, в них цифровые или словесные сведения располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей. Таблицы могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы конструкции таблицы и графическое их представление видно из следующего рисунка:

Таблица 2.1

Головка

 

 

Заголовки граф

 

1

2

3

Подзагол. граф

Строки

 

 

 

 

                          боковик                   графы (колонки)

 

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: “Таблица 1”. Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головка таблицы отделяется от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов:

1)  непосредственно под текстом, где она упоминается впервые;

2)  на следующей странице (не далее);

3)  в приложении к документу.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова “Продолжение таблицы”, “Окончание таблицы...” и повторяют только строки с номерами граф. При этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не проводят. Пример:

Продолжение (Окончание) таблицы 2.1

1

2

3

1.

 

 

2.

 

 

3.

 

 

Итого

 

 

 

* сноски или примечания

Не допускается вводить в таблицу графу “номер по порядку”. В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заполняться кавычками.

Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются. Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по принципу: (табл.1.4). Слова типа “смотри”, сокращенно “см.”, при этом не пишутся.

3.7. Корректурные знаки при правке деловых документов, знаки препинания и символы

Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом. Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.

Знак “тире” при использовании его в качестве дефиса как знак, заменяющий слово “есть”, и в качестве знака переноса. Знак “тире” при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: “социально-политическая”, “финансово-экономический”). Знак “тире” при использовании его в качестве заменителя слов “есть” отделяется пробелами с двух сторон (например: демократия – путь к процветанию общества). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.

В документах, где повторяющиеся слова написаны столбцом, их можно заменить кавычками или словосочетанием “то же”. Комбинацию из знаков тире и кавычек (-”-) для замены повторяющихся слов применять не допускается.

Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки № и % ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 27/2). Когда числа пишутся словами, знаки № и % также приводятся словами (например: двадцать пять процентов избирателей, цех номер три)

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В заключении хотелось бы сказать что документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Из всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы.

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию быстрого поиска документов, оперативное и качественное составление и исполнение документов, более активное использование ПЭВМ при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

  1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
  2. Боженкова, Р.К. Русский язык и культура речи: Учебник / Р.К. Боженкова. - М.: Флинта, 2015. - 608 c.
  3. Введенская, Л.А. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / Л.А. Введенская, М.Н. Черкасова. - Рн/Д: Феникс, 2013. - 380 c.
  4. Воеводина Л. П. СТАТУС ДОКУМЕНТА В КУЛЬТУРЕ (К МЕТОДОЛОГИИ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ) // Ученые записки Таврического национального университета им. В.И. Вернадского Серия «Философия. Культурология. Политология. Социология». Том 24 (65), 2013. № 3, с. 88–92.
  5. Голуб, И.Б. Стилистика русского языка и культура речи: Учебник для академического бакалавриата / И.Б. Голуб, С.Н. Стародубец. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 455 c.
  6. Голубева, А.В. Русский язык и культура речи. практикум.: Учебное пособие для академического бакалавриата / А.В. Голубева, З.Н. Пономарева, Л.П. Стычишина. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 256 c.
  7. Зверева Е.Н. ОСНОВЫ КУЛЬТУРЫ РЕЧИ: Теоретиче- ский курс. – М.: Изд. Центр ЕАОИ, 2008. – 219 с.
  8. Илюшенко Μ. П., Кузнецова Т. В. Формуляр документа: учеб. пособие. М.: МГИАИ, 1986.
  9. Карепина, Саша Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты / Саша Карепина. - Москва: СПб. [и др.] : Питер2017. - 435 c.
  10. Котюрова, М.П. Культура научной речи: текст и его редактирование: Учебное пособие / М.П. Котюрова, Е.А. Баженова. - М.: Флинта, 2016. - 280 c.
  11. Круглый стол на тему: «Статус документа в современной культуре: теоретические проблемы и российские практики» 14 апреля 2009 г. ИГИТИ ГУ-ВШЭ // Постоянный URL текста: http://igiti.hse.ru/announcements925308.html
  12. Куликова, Т.А. Формирование понятия «культура оформления делового документа» Текст. / Т.А. Куликова // Терминология документоведения и смежных отраслей знаний: сб. науч. статей. — Киев: КНУКИМ, 2008. -Вып. 2.-С. 116-120.
  13. Черкасова, М.Н. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / М.Н. Черкасова, Л.Н. Черкасова. - М.: Дашков и К, 2015. - 352 c.




Похожие работы, которые могут быть Вам интерестны.

1. Порядок оформления первичных документов и составление графика документооборота

2. Библиографические ссылки и правила их оформления

3. Сущность и общие правила проведения допроса

4. Рассмотрение и обобщение библиографической записи, библиографии, а также общие требования и правила составления

5. Анализ речевого оформления спортивных состязаний по фигурному катанию в журналистских текстах

6. Методы финансового контроля. Проверка и ревизия, их виды. Порядок проведения и оформления результатов проверок и ревизий

7. ПРАВОВЫЕ ОСОБЕННОСТИ ТАМОЖЕННОГО КОНТРОЛЯ, ОФОРМЛЕНИЯ И ДЕКЛАРИРОВАНИЯ ТОВАРОВ, ПЕРЕМЕЩАЕМЫХ ТРУБОПРОВОДНЫМ ТРАНСПОРТОМ И ПО ЛИНИЯМ ЭЛЕКТРОПЕРЕДАЧИ

8. Виды документов СЭД АПО

9. Криминалистическое исследование документов

10. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ