Процесс документооборота в органах внутренних дел. Стадии и этапы документооборота



Содержание

Введение

Организация движения документов в структуре ОВД несёт в себе важную функцию – осуществление информационного обмена. Участниками этого информационного обмена являются работники служб и подразделений, руководители этих структур, вышестоящие и нижестоящие звенья ОВД, органы власти и государственного управления, негосударственные структуры, учреждения, а так же граждане. Все участники информационного обмена используют различные документы, которые образуют в деятельности ОВД документопотоки.

Осуществление правильного, рационального движения документов возложено на службы ДОУ – секретариаты и канцелярии ОВД. В этой деятельности сотрудников служб ДОУ проявляются ведущие принципы делопроизводства – стандартизация и унификация. На этих принципах построена система нормативных и методических актов, которыми регламентируется деятельность служб ДОУ. В том числе все органы осуществления делопроизводства выполняют стандартные правила работы по организации документооборота. Участвующие в осуществлении документооборота сотрудники ОВД, обязаны знать и неукоснительно выполнять правила работы с документами.

Существенную роль в документообороте играют обращения граждан. Рассмотрение обращений граждан и организация их исполнения являются важным участком деятельности органов внутренних дел. В работе с письмами должны соблюдаться высокая культура, уважительное отношение к запросам и мнениям граждан. Информацию, содержащуюся в письменных и устных обращениях граждан, необходимо использовать для дальнейшего укрепления правопорядка и законности, совершенствования деятельности органов внутренних дел.

1. Процесс документооборота в органах внутренних дел.

В деятельности любого ОВД возникает, обычно, большое число документации, которая циркулирует по службам и подразделениям, образуя документооборот. В делопроизводстве документооборот рассматривается как обязательный компонент (функция) коммуникационной деятельности служб ДОУ. Документооборот обеспечивает информационный обмен в структуре аппарата управления, одновременно он служит общим целям делопроизводства – документированию управленческой деятельности, систематизации и хранения управленческой информации.

Современные нормативно-методические документы установили единство применяемых в делопроизводстве терминов и определений: — ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота – это правила, в соответствие с которыми происходит движение документов в учреждении.

Объем документооборота –выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определенный период.

Таким образом, одна из важнейших задач делопроизводства – это организация документооборота и контроль за ним. Отчеты по объему документооборота в ОВД составляются ежеквартально. Подсчитывается объем на основе учтенных (зарегистрированных) входящих, исходящих и внутренних документов по всем подразделениям МВД России. Для подсчёта учитывают только оригиналы документов, без учёта копий и дубликатов документов.

Отчеты по объему документооборота содержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление:

  1. Выявлять закономерности в колебаниях объема документооборота и диспропорции между основными документопотоками и функциями отдельных структур ОВД.
  2. Выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов.
  3. Совершенствовать маршруты движения документов.
  4. Совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологические участки, структуру служб ДОУ и функции его персонала.
  5. Рассчитывать штаты отдельных организационных структур ОВД, непосредственно обслуживающих документопотоки.

В органах внутренних дел документооборот организуется в строгом соответствии с требованиями приказа МВД России №150-99г. Большую роль так же имеет ряд документов, утверждаемых на основании данного приказа, в частности разрабатываемые в каждом ОВД Инструкции по делопроизводству, Табель документов и Номенклатура дел.

Табель документов – это перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ОВД. В организации деятельности ОВД запрещается создавать документы, не утвержденные Табелем, кроме того, Табелем утверждаются отдельные этапы прохождения документов в ОВД.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ОВД, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-справочной системы для документов ОВД, т.к. содержит исчерпывающий перечень наименований дел, в которых должен найти место любой документ ОВД.

Перечисленные нормативно-методические документы помогают организовать документооборот. Однако усложнение задач ОВД на современном этапе и повышение роли правоохранительной деятельности вызывает естественный рост объема документооборота. Крайне низкая производительность большинства документационных операций, выполняемых без средств автоматизации, ставит наиболее важной задачей служб ДОУ – сокращение объемов документооборота на строгой научной основе его организации.

В делопроизводстве выработан единый научный подход для сокращения документооборота. Его основными правилами являются:

  1. Оперативность и прямоточность движения документов, исключающие потери времени на возвратные движения – основой выполнения является обязательная разработка схем прохождения документов в аппарате ОВД. — См. п.37.7 Инструкции по делопроизводству в подразделениях МВД России, утвержденной приказом МВД России №150-99г.
  2. Ритмичность движения документов, которое сокращает любые простои – обеспечивается в ОВД обязательным контролем этапов движения любого документа. — Там же. См. разделVII Инструкции.
  3. Единый порядок движения однотипных документов – обеспечивается в ОВД применением Табеля документов и Номенклатуры дел. — Там же. См. п.58 Инструкции.
  4. Максимальное сокращение инстанций на маршруте движения документов – обеспечивается целым рядом положений Инструкции.
  5. Выполнение стандартных документационных операций над всеми документационными потоками – обеспечивается строгим соответствием положений ведомственной Инструкции и Типовой инструкции для министерств и ведомств. — См. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М.: Росархив, 1994.

Основные документопотоки – входящие, исходящие и внутренние документы, - имеют в ОВД, как правило, стабильные маршруты движения. Сложнее регламентировать схемы движения внутренних документов и, например, информационно-справочные, составляющие значительный объем документооборота, обычно не имеют постоянных маршрутов движения.

2. Стадии и этапы документооборота

Однотипность операций, производимых службами ДОУ над документами, позволяет рассматривать документооборот как последовательность этапов делопроизводства – этапы движения документов от момента поступления, создания до списания в архив, отправления. Этапы объединяются в более укрупненные стадии делопроизводства. Принято выделять три основные стадии: поступление документов в учреждение; исполнение документов; систематизацию (хранение) документов.

На стадии поступления документов выделяют следующие этапы делопроизводства:

Прием документов может производиться службой ДОУ через почту, через специальную фельдъегерскую службу, от сотрудников ОВД, от посетителей ОВД, по телетайпу, по факсу, по электронной почте. После проверки правильности их доставки работники службы ДОУ производят вскрытие конвертов; конверты приобщаются к полученному документу, так как содержат адрес отправителя.

Сортировка– это чисто техническая операция, которая заключается в сортировке всех вновь полученных документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов в ОВД утверждается Инструкцией по делопроизводству, к числу не регистрируемых относятся: периодические издания, научные труды, рекламные объявления, приглашения, рапорты о командировках и отпусках и прочее. Регистрируемые документы сортируются на две группы: 1.- регистрируемые и передаваемые по структурным звеньям ОВД; 2.- требующие наложения резолюции руководителя ОВД, либо предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение документов разгружает руководителя ОВД от ознакомления со всем массивом вновь поступивших документов: квалифицированные помощники руководителя, ответственные за предварительное рассмотрение (начальник канцелярии, секретарь-референт), изучают содержание документов и отбирают документы, которые могут быть разрешены заместителями руководителя ОВД, начальником структурного подразделения, либо требуют предварительного согласования. Таким образом, лично руководитель рассматривает и ставит резолюцию на наиболее важных документах.

Этап регистрация заключаются в переносе информации с реквизитов документа (дата, регистрационный номер, наименование, название документа и прочее) в учетную базу данных о документах: поступивших в текущее делопроизводство (входящих), отправляемых документов (исходящих) и регистрируемых для внутреннего исполнения.

Необходимо разделять форму регистрации документов и вид регистрации. Формами регистрации устанавливается Инструкцией по делопроизводству, в ОВД находят применение журнальная, картотечная и автоматизированная формы регистрации:

Вид регистрации – это совокупность документов, которые регистрируются в одном журнале по некоторому общему признаку. Например: журнал регистрации обращений граждан; журнал регистрации приказов по личному составу; журнал регистрации входящей документации и прочие.

Регистрация выполняет в делопроизводстве три задачи: 1.- учёт документов (присвоение регистрационного номера); 2.- контроль документов (отслеживание всех этапов движения документа); 3.- справочная работа по регистрационной базе данных и предоставление информации о документах ОВД.

На стадии исполнения документов выделяют следующие этапы:

Получение документа исполнителем заключается в передаче зарегистрированного документа из службы ДОУ на руки исполнителю. Это чисто техническая операция, при этом срок исполнения документа рассчитывается от даты регистрации документа (не от даты получения).

Контроль за сроком исполнения документа осуществляется службой ДОУ. Срок исполнения конкретного документа может определяться законодательством (например: трое суток по заявлению о преступлении – ст. 109 УПК РФ), указание срока исполнения может содержаться в самом документе (как правило – в организационно-распорядительных), либо срок исполнения назначает руководитель ОВД в своей резолюции. Отдельные резолюции указывают конкретный срок исполнения: «Срочно» – не более 3-х суток; «В кратчайшие сроки» либо «Оперативно» – до 10-ти дней. — См. п.53 Инструкции по делопроизводству в подразделениях МВД России.

Задача службы ДОУ на этом этапе заключается в переносе даты контроля в соответствующие регистрационные формы и осуществление контроля. По виду контроль делится на текущий, предупредительный и итоговый. Текущий заключается в ежедневной постановке поступающих документов на контроль и снятии с контроля исполненных документов. Предупредительный контроль заключается в уведомлении исполнителя о подходе срока контроля (не позднее, чем за 3 дня). Итоговый контроль – это сводный отчет о состоянии исполнительской дисциплины в ОВД, в т.ч. количество фактов нарушения срока по группам документов.

Этап возврата исполненных документов – это техническая операция, которая заключается в передаче исполненного документа в службу ДОУ для приобщения к соответствующему делу, либо для отправки после исполнения в другое учреждение. При этом служба ДОУ обязана контролировать правильность оформления исполненных документов, наличие всех необходимых реквизитов.

Третья стадия систематизации (хранения) документоввключает:

Этап формирования дел заключается в распределении полученных для хранения документов по делам текущего делопроизводства. Дела текущего делопроизводства формируются в службах ДОУ на основе утвержденной в ОВД Номенклатуры дел. Для нового дела в начале года заводится папка, ее заголовок в краткой форме отражает основное признаки документов, обобщенных в одном деле (см. тему №2). Документ может быть подшит в папку только при наличии реквизита о направлении в дело. Толщина дела не должна превышать 250 листов, большее количество документов распределяется по томам дела. Внутри дела (тома) документы подшиваются в хронологическом порядке инициативных документов. Каждое дело и том начинается с описи документов с указанием числа листов каждого подшитого документа. Законченные тома прошиваются и заверяются на последнем (заверительном) листе подписью работника службы ДОУ.

Этап организации хранения документов в текущем делопроизводстве обладает двойным содержанием, т.к. кроме хранения включает информационно-справочную работу с документами. Собственно хранение заключается в обеспечении сохранности дел и документов, для этого дела должны храниться в металлических шкафах, доступ к ним имеют только ответственные за хранение лица. Хранение документов, дел, а также бланков документов, печатей и штампов устанавливается Инструкцией по делопроизводству ОВД.

Текущее хранение дел предусматривает возможность пользования документами как информационно-справочными материалами. До завершения дела (в период его формирования), имеющиеся в нем документы могут выниматься для пользования ответственным за хранение работником (на тоже место вставляется лист-заместитель). После завершения дела (подшивки документов) необходимый документ выдается вместе с делом (на место дела ставится карта-заместитель).

Этап подготовке дел к сдаче в архив является заключительным в цикле движения документов. Деятельность самих архивов устанавливается соответствующим Положением о ведомственном архиве. Подготовка к сдаче дел в архив проводится с помощью сотрудников архивов и включает в себя:

  1. проведение экспертизы научной и практической ценности документов, которую проводит специальная экспертная комиссия ОВД;
  2. оформление дел в соответствии с требованиями архива.

На оформленные к сдаче в ведомственный архив дела составляются описи, которые служат основным учётным и справочным средством в архивном делопроизводстве.

Одна из задач, которая решается на этом этапе – это выделение дел, срок хранения которых истек по состоянию на 01 января очередного года. Изъятые дела подлежат уничтожению, уничтожение производится при участии экспертной комиссии и оформляется актом об уничтожении документов.

3. Работа с обращениями граждан

Особую роль в деятельности ОВД занимают обращения граждан, т.к. эти документы составляют значительную часть документооборота ОВД. Соответственно работе с обращениями граждан посвящен целый ряд приказов МВД России.

В письменной либо устной форме, обращаясь в структуры управления, граждане, прежде всего, реализуют свое право на участие в делах общества и государства. Для структур управления обращения граждан это так же средство для изучения мнения населения об эффективности деятельности своих структур. Исходя из этого, обращения граждан являются:

  1. средством реализации своих прав и свобод;
  2. средством выявления недостатков и совершенствования органов управления;
  3. средством для изучения общественного мнения о деятельности министерств, ведомств, организаций, предприятий.

Право граждан на обращения в органы управления закреплено в Конституции Российской Федерации, эти положения Конституции непосредственно вытекают из Всеобщей декларации прав человека и Международного пакта о гражданских и политических правах – эти международные акты для российского законодательства являются приоритетными. В Конституции РФ данные права граждан непосредственно выражены в п.1 ст.32 (право участвовать в управлении делами государства как непосредственно, так и через своих представителей) и в ст.33 (право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в госорганы и органы местного самоуправления).

Отраслевое законодательство развивает нормы конституционного права в отношении обращений граждан в органы власти и управления. В частности, законом Российской Федерации «О полиции», предусмотрено, что деятельность полиции строится в соответствии с принципами уважения прав и свобод человека и гражданина, законности, гуманизма, гласности.

Одной из форм деятельности органов внутренних дел (полиции) по защите конституционных прав и свобод человека и гражданина является рассмотрение обращений граждан, принятие по ним своевременных, исчерпываемых, предусмотренных законом мер. Эта форма деятельности, наряду с другими, такими как оперативно-розыскная и уголовно-процессуальная, позволяет органам внутренних дел столь же эффективно и надежно защищать честь, личное достоинство человека и гражданина, его конституционные права и свободы от противоправных и иных посягательств на них.

Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать помимо изложения существа обращения в ОВД также данные о месте его жительства, работы или учебы. Обращение, в которых не казана или неразборчиво написана фамилия и которые не содержат данных о месте жительства, признаются анонимными. Как правило, анонимные обращения не регистрируются и подлежат уничтожению, в случае содержащихся в них конкретных сведений о готовящихся или совершенных правонарушений – направляются в соответствующие подразделения для использования в оперативных целях. — См.: п.71.2 Инструкции по делопроизводству в подразделениях МВД России, утвержденной приказом МВД России №150-99г. с изменениями и дополнениями, внесенными приказом МВД России №790-2000г.

Любые обращения граждан должны быть зарегистрированы в секретариатах и канцеляриях ОВД в день их поступления. Сущность вопросов, с которыми обращаются граждане в ОВД, наиболее точно передают три вида обращений: предложения, жалобы и заявления.

Предложения – это обращения граждан не связанные с нарушением прав и законных интересов граждан, содержащаяся в них информация направлена на улучшение деятельности государственных органов. Для предложений характерно указание на меры, которые, по мнению автора, способствуют разрешению проблемных вопросов.

Жалобы – это обращения граждан, в которых содержаться требования о восстановлении законных интересов, нарушенных действиями сотрудников ОВД. В жалобах обычно излагаются претензии, либо несогласие с действиями и решениями должностных лиц, которые, по мнению автора, ущемляют, либо нарушают интересы граждан, охраняемые законом.

Заявления – это обращения граждан в целях реализации своих прав и законных интересов. В зависимости от содержащейся в заявлении информации, их можно разделить на две группы:

1. Направляемые в целях реализации права и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов (например, заявление о недостатках в работе ОВД) – эта группа заявлений регистрируется в общем делопроизводстве, сроки и порядок из проверки аналогичен предложениям и жалобам.

2. Направляемые в целях реализации права и защиты интересов, содержащие информацию о совершенном или готовящемся преступлении – эта группа заявлений проверяется в процессуально установленном порядке, регистрируется в дежурной части ОВД и относится к специальному делопроизводству.

Ответственность за организацию работы с обращениями граждан возлагается на начальника ОВД. По каждому обращению (кроме сообщений о преступлениях) в 5-дневный срок должно быть принято одно из следующих решений:

О направлении письма в другой орган внутренних дел или другое ведомство заявителю сообщается письменно. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

Обращения граждан (кроме сообщений о преступлениях) разрешаются в срок до одного месяца со дня их регистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно. Заявления и жалобы военнослужащих, а также членов их семей разрешаются в МВД РФ в срок до 15 дней, а во всех других органах внутренних дел - безотлагательно. В случае необходимости проведения дополнительной проверки, сроки разрешения могут быть продлены не более, чем на один месяц.

Обращение считается разрешенным (исполненным), если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ. Ответы на обращения подписывает руководитель ОВД или другие уполномоченные на то должностные лица.

В деятельности ОВД выделяется понятие «информация о преступлениях и происшествиях» – это заявления, сообщения и другая информация:

Информация о преступлениях и происшествиях вне зависимости от места и времени их совершения, а также полноты сообщаемых сведений, принимается в любом органе внутренних дел круглосуточно штатными дежурными, их помощниками в дежурных частях ОВД. Там же принимается и регистрируется информация по телефону и непосредственно от граждан. Книга № 1 и Журнал № 2 являются документами строгой отчетности и относятся к специальному делопроизводству. Они хранятся в дежурной части и заполняются дежурным по ОВД (его помощником).

Выделение в ведомственной Инструкции по делопроизводству специального раздела работы с обращениями граждан является обязательным для каждого ОВД в связи с тем, что:

Нарушение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также преследование граждан в связи с подачей ими в ОВД обращений влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с законодательством.

Те же деяния должностных лиц, причинившие существенный вред государственным или общественным интересам или правам и охраняемым законом интересам граждан, влекут уголовную ответственность по соответствующим статьям уголовного кодекса о должностных преступлениях.

Ответственность государственного служащего наступает в связи с его обязанностью признавать, соблюдать и защищать права и свободы человека и гражданина в соответствии со статьей 5 Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации». Каждый гражданин вправе обратиться с жалобой в суд, если считает, что неправомерными действиями (решениями) государственных органов или должностных лиц, государственных служащих нарушены его права и свободы. — См.: Закон РФ от 27.04.93 № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан (с изменениями и дополнениями от 14 декабря 1995 года)

Заключение

В Российской Федерации действует большой ряд законов, которые устанавливают правила работы с отдельными видами обращений граждан: при исполнении законодательства о выборах, в гражданско-правовой сфере, в сфере защиты прав потребителей, при лицензировании отдельных видов деятельности, в области здравоохранения, социального обеспечения, деятельности правоохранительных органов, осуществлении правосудия и прочие случаи реализации прав и свобод человека и гражданина. При этом отраслевые законы указывают, в некоторых случаях, вид документа, с которым граждане могут обращаться для реализации своих прав.

Процессу стандартизации и унификации обращений граждан способствовал нормативно-правовой акт, изданный в 1968г. для единой государственной системы органов управления в СССР – Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан». — Указ ПВС СССР от 12.04.68 № 2534 -VII «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (в редакции Указа ПВС СССР от 04.03.80 №1662 –X, с изменениями на 2 февраля 1988 года) Для современного делопроизводства этот документ является руководящим, его положения остаются актуальными, хотя законодательная основа российской единой государственной системы документационного обеспечения управления стала принципиально иной.

Список использованной литературы

  1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
  2. Приказ МВД России №415-90г. «Об утверждении примерной инструкции».
  3. Приказ МВД России №150-99г. «Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России».
  4. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М.: Росархив, 2004.
  5. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М., 2000.
  6. Бутылин В.Н. Рассмотрение жалоб граждан на действия работников органов внутренних дел, ущемляющих права и законные интересы граждан: Лекция. - М.: Академия МВД России, 2002.




Похожие работы, которые могут быть Вам интерестны.

1. Документированный процесс управленческой деятельности УП – 02 Внутренний аудит: анализ документооборота процесса

2. Особенности документооборота денежно-расчетных операций

3. Создание и защита электронного документооборота безопасности

4. Система электронного документооборота Босс-Референт

5. Характеристика преимуществ и проблем при использовании электронного документооборота

6. Анализ документооборота на примере ООО Группа компаний Оригами

7. Организация документооборота в розничной сети Магнит АО Тандер

8. Порядок оформления первичных документов и составление графика документооборота

9. Практика применения электронного документооборота в ООО Группа компаний Оригами

10. Организация огневой подготовки в органах внутренних дел. Меры безопасности при обращении с оружием и боеприпасами