Автоматизация процессов управления человеческими ресурсами в компании



ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

«ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ»

Факультет Бизнеса и менеджмента

Красногорская Полина Андреевна

Автоматизация процессов управления человеческими ресурсами в компании ххх

Выпускная квалификационная работа - БАКАЛАВРСКАЯ РАБОТА

по направлению подготовкиБизнес информатика

образовательная программа «Бизнес-информатика»

Рецензент

к.т.н, проф.

___________________

В.И. Грекул

Москва 2016

Научный руководитель

доцент

____________________

Н.Л. Коровкина

Содержание

АРМ – автоматизированное рабочее место

АС – автоматизированная система

АСУП – Автоматическая система управления персоналом

ВК – Вычислительный комплекс

ИС – Информационная система

ПО – Программное обеспечение

СУБДСистемауправлениябазойданных

HRIS – Human recourses information system

HRM – Human recourses management

Ключевые слова

Автоматизация процессов управления человеческими ресурсами, Human Resources Information System (HRIS), настройка системыETWeb, этапы жизненного цикла ИС, усовершенствованиеHR-процессов путем автоматизации.

Введение

Компания ХХХ является одной из крупнейших сетей розничной торговли в Росси, наряду с такими компаниями как «Перекресток», «Карусель», «ОКЕЙ» и другими. Данная компания нацелена на доставку потребителям качественной продукции по низким ценам, о чем говорит ее миссия.

Одной из главных ценностей ХХХ являются сотрудники, так как в области торговли индекс удовлетворенности потребителей напрямую зависит от качества обслуживания. Также одной из приоритетных задач компании является обучение персонала, потому что по мнению руководства компания не может развиваться, если не развиваются ее сотрудники. Помимо обучения любой сотрудник большой компании должен ясно представлять свои карьерные возможности, помогая этим повысить его лояльность компании. Но численность сотрудников компании ХХХ на данный момент превышает 30 тысяч, что делает затруднительным обучение и оценку персонала, а также уменьшает прозрачность карьерного пути.

Согласно исследованию Global Productivity Report [1] компании теряют более полутора дней в неделю (в расчете на одного линейного руководителя) на оформление бумажной отчетности и принятие решений в области управления персоналом. А по данным СedarCrestone [1] автоматизация HR-процессов позволяет сократить материальные издержки на 48-52%, временные – на 40-62%, и повысить уровень удовлетворенности сотрудников на 50%. Именно эти факторы делают автоматизацию процессов управления человеческими ресурсами актуальной, так как снижение издержек является основной задачей любого бизнеса.

В компании ХХХ существует ряд проблем, связанных с процессами управления человеческими ресурсами. На данный момент подготовка и предоставление кадровой информации и аналитической отчетности руководству и сотрудникам требуют больших трудозатрат со стороны службы персонала, так как вся информация хранится в плохо систематизированном виде: в таблицахExcel и папках. Также плохо отлажен контроль обучения и развития персонала, так как нет возможности контролировать целесообразность назначенных курсов и успешность их прохождения. Управление этим процессом также требует больших трудозатрат со стороныHR служб и финансовых затрат со стороны компании.

Для решения данных проблем руководством компании было принято решение об автоматизацииHR процессов, что должно значительно снизить финансовые и трудовые издержки. HR подразделением была выбрана система класса HRIS «ETWeb» немецкого вендора Lumesse, направленная на автоматизацию не только кадровых операций и базовых функций HR, но позволяет также управлять талантами и  знаниями компании.

Итак, объектом исследования в данной работе являются процессы управления человеческими ресурсами торговой компании «ХХХ», а предметом исследования – средства автоматизации HR-процессов.

Целью данной работы является усовершенствование процессов управления персоналом путем их автоматизации.

Данная цель подразумевает ряд задач, которые должны быть решены для ее достижения:

В работе будут использованы методы теоретического исследования, такие как анализ литературы, статей и лучших практик компанииAxesPro по внедрению систем управления человеческими ресурсами, а также моделирование бизнес-процессов. Основным методом сбора информации будут интервью экспертов, являющимися сотрудниками компании, анализ документации и мозговой штурм.

Результатом данной работы являются автоматизированные процессы управления человеческими ресурсами.

Практическая значимость работы заключается в снижении временных и материальных затрат на обучение и оценку сотрудников, что в свою очередь снизит издержки компании и увеличит лояльность персонала.

Глава 1. Анализ этапов создания автоматизированной системы.

Для успешной разработки системы исполнителю и заказчику необходимо «говорить» на одном языке, то есть достичь того, чтобы требования заказчика были полностью понятны разработчику системы. Именно это обеспечивают различные стандарты, регламентирующие процесс разработки и внедрения автоматизированных систем, а также вид и содержание проектной документации.

Жизненный цикл является одним из основных понятий, на которых основывается работа c информационными системами. ЖЦ представляет собой «ряд событий, происходящих с системой в процессе ее создания и использования» [2]. Этот процесс состоит из определенных этапов, и начинается с решения о создании системы и заканчивается ее выводом из эксплуатации.

Существует несколько моделей жизненного цикла ИС, которые используются в настоящее время [2]:

Все модели имеют свои преимущества и недостатки, и выбор модели ЖЦ осуществляется исходя из ситуации, во внимание принимаются особенности конкретного проекта и требования заказчика. В данной работе спиральная модель жизненного цикла информационной системы будет взята за основу, так как позволяет вносить изменения в требования на любом из этапов, что делает процесс автоматизации более гибким.

Жизненный цикл системы регламентируется несколькими стандартами, наиболее известными из которых являются ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания» [3], ISO/IEC 12207: 2008 «Информационные технологии. Процессы жизненного цикла программного обеспечения» [4] и ISO/IEC 15288 «Системотехника. Процессы жизненного цикла системы» [5].

ISO/IEC 12207 и ISO/IEC 15288 стандарты, разработанные международной организацией по стандартизации. Эти документы описывают процессы и организацию жизненного цикла ИС, разделяя их на три категории: основные, вспомогательные и организационные. Данные стандарты устанавливают структуру процессов ЖЦ, а также определяют задачи и работы по каждому из них.

Главным отличием стандарта ISO/IEC 15288 от ISO/IEC 12207, является наличие в нем стадий жизненного цикла с их кратким обзором, целями и результатами, которые должны быть получены.

Российскими аналогами данных стандарта является ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010 «Информационная технология. Системная и программная инженерия. Процессы жизненного цикла программных средств» [6] и ГОСТ Р ИСО/МЭК 15288-2005 «Информационная технология. Системная инженерия. Процессы жизненного цикла систем» [7], который также содержат описание процессов жизненного цикла ИС. Стандарты были призваны унифицировать задачи, возникающие в ходе работ над созданием и внедрением системы, однако стандарт 2005 года предполагает соответствие задач, целей и результатов определенным работам, из которых состоят процессы ЖЦ, допуская при этом адаптацию процессов к специфике организации.

ГОСТ 34.601-90 полностью регламентирует стадии создания автоматизированной системы и этапы работ на каждой стадии жизненного цикла. Данный стандарт также описывает содержание работ (включая документацию и отчетность по этапам) на каждом этапе для общего случая. В документе приведены 8 стадий создания системы [3]:

Согласно ГОСТ 34.601-90 каждая стадия содержит в себя несколько этапов работ, некоторые из которых будут подробно рассмотрены в данной работе.

В реальных условиях компании довольно нечасто досконально следуют данному ГОСТ, однако, этот стандарт является очень продуманным и естественным, то есть без прохождения большинства описанных в нем стадий реализация проекта по созданию АС невозможна.

Следование стандартам необходимо, чтобы достичь понимания между заказчиком и исполнителем, обеспечить прозрачность процесса создания системы и гарантировать заказчику полноту информации, которую будет содержать документация по проекту. Наиболее популярными в России являются отечественные стандарты ГОСТ серии 34, которые были разработаны в СССР, но до сих пор являются актуальными и в полной мере отражают нюансы работы над проектами по разработке АС. По этой причине в работе будут рассмотрены некоторые этапы создания системы по ГОСТ 34.

На каждой стадии и этапе создания системы по ГОСТ 34.601-90 используются различные методики и инструменты, наиболее подходящие из которых подбираются для каждого конкретного случая исходя из ситуации.

Для выполнения работ по сбору информации об объекте автоматизации для этапа «Формирование требований к АС» используются такие методы как:

Наиболее подходящий метод или инструмент выбирается в зависимости от требуемого объема информации,

На этом же этапе для формирования требований пользователя к системе используются следующие методики:

На этапе «Разработка концепции ИС» формируются модели бизнес-процессов, для этого определятся подход к моделированию (объектный или функциональный) и выбирается нотация (как правило используются нотацииeECP илиBPMN).

При документирования требований, в России как правило используются корпоративные стандарты, основанные на ГОСТ 34.602-89 [9] «Техническое задание на создание информационной системы» или сам этот стандарт, который подробно будет рассмотрен в рамках данной работы.

На четвертом этапе «Разработка проектных решений» производятся работы по выбору системы. Для этого должны быть рассмотрены различные подходы к автоматизации, а также функциональность систем. Так как на рынке присутствует огромный спектр программных решений, которые помогают автоматизировать различные бизнес процессы, в данной работе будет рассмотрена функциональность систем классаHRIS, которые автоматизируют процессы управления человеческими ресурсами.

И на последнем рассмотренном в работе этапе – «Подготовка объекта автоматизации» будут рассмотрены подходы к настройке системы.

В рамках работы были изучены все перечисленные методики, инструменты и подходы, а часть из представленных методик и инструментов были не только изучены, но и применены на практике в данной работе.

1.1. Формирование требований к автоматизированной системе

Формирование требований к системе начинается со сбора необходимой для этого информации. На первом этапе работ проводится обследование компании, которое необходимо для формирования представлений о компании, ее целях, задачах и автоматизируемых бизнес-процессах. Также необходимо описать информационный ландшафт компании, чтобы определить в нем место для внедряемого решения. Существует несколько различных подходов к обследованию объекта автоматизации: экспресс-обследование и информационное обследование [10].

Экспресс-обследование компании

В ходе экспресс-обследования должна быть сформирована краткая характеристика компании, а также определены проблемы, цели проекта, наилучшие пути их реализации, бюджет проекта с дальнейшим более подробным обследованием и его сроки. Данная информация предоставляется в виде отчета и коммерческого предложения, которые формируются по итогам анкетирования руководства, интервью, анализа деятельности и документации компании-заказчика.

Отчет, полученный в рамках экспресс-обследования как правило содержит в себе информацию следующего характера:

Итогом обследования является коммерческое предложение по реализации проекта с рекомендациями по выбору и внедрению ПО, которое также содержит этапы, ориентировочные сроки, объем и стоимость выполняемых работ.

Данный вид обследования помогает проектной команде лучше познакомиться с компанией заказчика и показать свои возможности по улучшению существующих бизнес-процессов.

Информационное обследование компании

На ряду с экспресс-обследованием, информационное обследование призвано дать исполнителю представление о компании заказчика, всех его бизнес-процессах, а также провести подготовку предприятия для внедрения программного обеспечения и согласовать план дальнейших работ. Данный вид обследования проводится по определенной методике, включающей в себя три этапа:

На первом этапе решаются все организационные вопросы: утверждается состав проектной команды и приказ на выполнение обследования, определяются сроки и состав работ, формируются анкеты и график интервью с экспертами.

Основными источниками информации для обследования (как для экспресс, так и для информационного) являются анкеты, интервью и внутренняя документация компании-заказчика. Для наилучшей оценки ситуации в компании составляются три вида анкет:

Так как работа компании рассматривается со стороны всех участников процесса исполнителю удается сформировать наиболее полное представление об «узких местах» в бизнес процессах, а также выделить проблемы во взаимодействии между подразделениями и внутри них.

Руководители топ-уровня имеют более полное представление о деятельности компании в целом и о тех бизнес-результатах, которые ожидаются от внедрения системы. Линейные руководители более осведомлены о работе подразделений компании и проблемах их взаимодействия. И наконец рядовые сотрудники компании лучше представляют проблемы и «узкие места процессов», которые присутствуют на их рабочих местах, а соответственно могут поспособствовать их ликвидации.

Главным отличием информационного обследования от экспресс является глубина и ширина. В ходе информационного обследования проводится более глубокий анализ деятельности компании, бизнес-процессы описываются не укрупненно, а детально, так как консолидируется информация, получаемая на всех уровнях, что позволяет выделить все проблемные места и учесть предложения сотрудников по усовершенствованию процессов. Однако зачастую для проекта хватает и экспресс-обследования, если оно было проведено надлежащим образом и в отчете были отражены все аспекты деятельности компании.

Основными инструментами, используемыми в обоих видах обследования, являются интервьюирование и анализ внутренней документации компании-заказчика. В совокупности эти инструменты могут послужить самостоятельным методом обследования объекта автоматизации, на основании которого могут быть построены бизнес-процессы, выявлены их проблемы и сформированы требования к будущей системе.

В некоторых случаях для сбора информации в рамках обследования объекта автоматизации применяются только такие инструменты как интервьюирование и анализ документации. Среди изучаемых документов могут быть: положения, стандарты, отчеты, исследования и прочая документация. В ходе интервью и анализа должны быть изучены объекты, с которыми взаимодействует компания, технологии работы компании уровень автоматизации, сформировано словестное описание процессов и выявлены их проблемные места.

Следующим этапом работ является непосредственно формирование требований к автоматизированной системе.

Требования к программному обеспечению являются совокупностью данных на основании которых проектируется система [10]. Требования составляются на основе информации, полученной в ходе обследования компании, соответственно, чем качественнее были собраны и обработаны данные, тем лучше будут сформированы требования, и тем меньше потребуется корректировок в ходе их согласования. Существуют различные методики формирования требований, несколько из которых будут рассмотрены далее.

Требования по методике Карла Виргеса

В своей работе Карл Виргес выделяет три уровня требований к программному обеспечению: бизнес-требования, пользовательские требования и функциональные требования. При этом, согласно данной методике, на каждом из уровней помимо функциональных, присутствуют нефункциональные требования [11].

Функциональные требования:

Нефункциональные требования:

Согласно данной методике функциональные требования основываются на описании бизнес-объектов организации (ее структурных единиц, процессов, ролей, систем), а нефункциональные требования формируются по итогам обследования компании путем анкетирования, интервью и наблюдения за работой сотрудников, участвующих в автоматизируемом бизнес-процессе.

FURPS иFURPS+

Данная методика позволяет охватить все аспекты системы и является более широким представлением методикиFURPS. Обе методики основаны на методике Карла Виргеса и делят требования на функциональные и нефункциональные, однако далее имеют немного отличающуюся логику деления. Название методики является аббревиатурой [12]:

В методикеFURPS+ помимо требований первоначального стандарта, были добавлены некоторые ограничения:

SWEBOK

Как и FURPS, SWEBOKявляетсяаббревиатурой (Software Engineering Body of Knowledge).Это документ призванный объединить в себе знания по разработке программного обеспечения и содержащий 10 различных областей знаний, первой из которых является инженерия требований.

Согласно данному документу работа над формированием требований должна проходить в несколько этапов: определение, анализ, спецификация, проверка и управление, а область знаний «Требования к программному обеспечению» состоит из 6 разделов [13]:

Данные подходы к формированию требований могут быть применены в различных проектах, в зависимости от конкретной ситуации. Так методика Карла Виргеса является одной из первых методик, на которой были основаны ряд других. МетодикиFURUPS схожи с данной методикой, однако требования в них не привязаны к определенным регламентирующим документам. Последняя методика (SWEBOK) сформулирована в результате сбора и анализа многолетнего опыта разработки программного обеспечения и описывает этапы сбора требований.

1.2. Разработка концепции информационной системы

На данном этапе идет более углубленное изучение объекта автоматизации компанией-заказчиком, итогом которого должны стать модели бизнес-процессов, которые будут в дальнейшем автоматизированы.

Под бизнес-процессом понимается«совокупность различных видов деятельности, которые создают результат, имеющий ценность для потребителя»[14]. Таким образом бизнес-процесс представляет собой последовательность функций или работ в результате которых будет получен продукт или услуга.

Основываясь на построенных бизнес-процессах и выявленных «узких» местах, исполнители могут предложить заказчикам варианты решений проблем и концепции создания АС. Также на основании выявленных проблем строится обоснование необходимости автоматизации.

Существует два подхода к построению процессов: объектный и функциональный [14]:

Данные методики имеют свои преимущества: модель, построенная с помощью объектного подхода лучше соответствует существующей структуре компании и является более устойчивой к изменениям, в то время как функциональная модель более понятна исполнителям процесса и больше подходит в ситуациях, когда организационная структура компании находится на стадии разработки или изменений.

Наиболее популярной методологией объектного подхода являетсяUML (Unifiedmodelinglanguage), которая представляет собой набор диаграмм, необходимых для разработки информационной системы [15]:

В рамках данной методологии диаграммы чаще всего представлены в виде графов, вершинами которых являются сущности или объекты, а ребрами – отношения между ними.

Для построения функциональной модели организации существует ряд стандартов семействаIDEF, наиболее распространенными из которых являются стандартыIDEF0 иIDEF3 [14].

Стандарт IDEF0 представляет процесс в виде последовательности функциональных блоков - функций, рассматриваемых в рамках системы. Стороны функционального блока имеют своё значение: левая – вход (детали, материалы, документы), правая – выход (аналогично со входом это могут быть детали, материалы и документы), верхняя – управление (регламенты, распоряжения, стандарты), нижняя – механизмы (человеческие, информационные, технологические и прочие ресурсы).

В рамках методологии в стороны функционального блока входят так называемые интерфейсные дуги, которые отображают элементы системы, преобразовывающиеся функциональным блоком или оказывающие на него влияние. По требованию стандарта у функционального блока должно быть как минимум по одной управляющей и исходящей дуге, что объясняется необходимостью выполнения функции по правилам и получения каких-либо результатов по окончанию ее выполнения, иначе этот подпроцесс не будет иметь смысла [14].

С помощью данного стандарта описываются не только бизнес-процессы компании, но и ее деятельность в целом. Однако система функциональных блоков не всегда в полной мере отражает суть процесса. Поэтому для более детализированного и структурированного изображения процессов используется стандартIDEF3, отображающий последовательность функций и их ветвления/слияния.

Функциональный и объектный подходы имеют собственные преимущества и недостатки. Так, например, неоспоримым достоинством функциональных методик является то, что их реализация может проходить по принципу декомпозиции, то есть функциональный блок может делиться на множество подфункций, что позволяет выявить необходимые модули будущей информационной системы. В то же время согласно функциональному подходу нет однозначной связи между процессами и данными, они как бы существуют отдельно в виде функциональной диаграммы и структуры данных. Также непрозрачны условия обработки информации в связи с их динамическими изменениями.

Все указанные недостатки функционального подхода ликвидируются в объектном подходе, в рамках которого главной структурной единицей является класс объектов, обладающий определенным набором функций, которые могут обращаться к атрибутам класса [14].

Для моделирования процессов согласно данным подходам выбираются определенные нотации, самыми популярными из которых являютсяBPMN иEEPС [9].

BPMN (Business Process Modeling Notation)

В основе данной нотации лежит идея, что стратегия управления полагается на три методологии: моделирование, анализ и оптимизацию бизнес-процессов.BPMN была создана с целью объединения различных точек зрения на бизнес процесс, что позволило стандартизировать модель. Эта нотация подходит для использования любыми пользователями начиная профессиональными бизнес-аналитиками и заканчивая рядовыми сотрудниками компании.

Основными объектами нотации являются [10]:

eEPC (Extended Event Driven Process Chain)

Нотация eEPC представляет процесс в виде алгоритма действий, которые производятся отдельными организационными или персональными единицами. Таким образом формируется сценарий процесса, который представляет собой пошаговую последовательность событий и функций, изображенных вертикально и соединенных связями.

Основными объектами нотации являются [10]:

Нотация eEPC называется расширенной, так как содержит множество дополнительных объектов, таких как документы, товарно-материальные ценности, базы данных, места, продукты и другие.

Данная нотация имеет свои достоинства и недостатки. Так например её важными преимуществами является то, что при формировании модели процесса выдерживается строгая логика и события, которые возникают в ходе процесса четко определены. Однако модели, изображенные в нотацииeEPC тяжелы для восприятия и требуют определенных знаний для их прочтения, в отличие от моделейBPMN. Также изображение процессов в нотацииeECP является очень трудоемким, а модели, как правило, получаются очень громоздкими, ввиду чего их неудобно читать и документировать.

1.3. Документирование требований к информационной системе

Следуя стандартам, требования могут быть задокументированы по ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы». Данный документ содержит 9 разделов [9]:

В стандарте приводится наиболее полный список требований, которые могут быть сформированы. Все эти требования в разном объеме присутствуют в каждой из методик, однако не так четко сформулированы, что делает их не всегда понятными.

ГОСТ 34.602-89 является наиболее популярным стандартом серии. В крупных компаниях частного сектора, а также почти во всех государственных компаниях при разработке ТЗ на создание АС данный стандарт используется в обязательном порядке. Подробное описание требований к системе, формируемой в ходе ее создания документации, составу работ и порядку контроля позволяет компаниям обезопасить себя от многих проектных рисков, о которых на ранних этапах многие даже не подозревают.

1.4. Разработка проектного решения

В рамках этапа разработки проектного решения проводятся работы по выбору подхода к автоматизации процессов, формирование функционально-алгоритмической составляющей системы и выбор системы на базе которой будет проводиться автоматизация.

Подходы к автоматизации

В настоящий момент существует несколько различных подходов к автоматизации бизнес-процессов, то есть проектированию информационных систем. Одним из принципов выделения подходов является разделение по степени использования тиражируемых систем [16].

Рисунок 1. Подходы к построению информационных систем

Согласно данному принципу подходы делятся на те, в которых разработка программных решений идет с нуля и те, в которых используется тиражируемое программное обеспечение.

Первый метод в свою очередь делится на разработку системы силами компании и разработку системы на заказ.

Подход, предполагающий самостоятельную разработку системы, появился первым, так как компании осознали необходимость усовершенствования своих бизнес-процессов путем их автоматизации, но решения на рынке еще не предлагались. В связи с этим системы разрабатывались силами самой компании, имеющей штат разработчиков. Данная методика бывает актуальна и в наши дни, когда необходимый функционал не может обеспечить ни одна из существующих систем, однако встречается довольно редко, так как имеет существенные недостатки.

Одним из главных недостатков данного подхода является то, что программисты, которые уже работают в компании, как правило уже имеют определенные обязанности и профиль деятельности. Новые обязанности помешают им качественно выполнять привычную работу, а недостаток квалификации помешает разработать достаточно мощную систему.

В случае разработки системы на заказ компании обращаются в специализированные фирмы, которые разрабатываю нестандартные информационные системы. Данный подход позволяет также получить решение, не имеющее аналогов по своей функциональности, но потребует меньших финансовых расходов, чем самостоятельная разработка. Этот эффект будет достигнут в результате того, что разработчики, чей профиль именно разработка ИС, имеют высокую квалификацию, а также наработки, которые позволяют упростить процесс проектирования системы.

Второй метод заключается во внедрении уже существующих решений: «коробочных» и адаптируемых систем.

Под «коробочными» решениями подразумеваются системы, которые, как правило, не отличаются особой сложностью внедрения поставляются с подробной инструкцией, которая позволяет быстро ввести решение в эксплуатацию самостоятельно. Главным преимуществом данного подхода является низкая стоимость подобных решений, а также простота и короткий срок их внедрения. Однако, данный подход имеет и свои минусы. «Коробочные» продукты имею ограниченную функциональность и не всегда позволяют автоматизировать все необходимые подпроцессы, а также зачастую в ходе внедрения систем могут возникнуть трудности с их совместимостью с уже существующим в компании ПО.

Внедрение адаптируемых систем в настоящее время является наиболее популярным подходом к автоматизации бизнес-процессов компании. В основе данных решений лежит программное ядро, которое предназначено для тиражирования продукта. Именно благодаря наличию ядра, адаптируемые системы сохраняют достоинства и избавляются от недостатков «коробочных» решений, так как позволяют максимально подстроить работу системы под процессы компании, при этом используя апробированное решение. Данный тип продуктов позволяет предоставить решение, наиболее соответствующее всем требованиям заказчика, как в случае с решениями, разрабатываемыми с нуля, но сократить сроки и риск неудачного выполнения работ.

Адаптация системы может проходить как силами компании, так и с привлечением внешних ресурсов. Второй подход является более предпочтительным, так как внедрение лучше доверять квалифицированным работникам, имеющим соответствующий опыт и знания в области.

Итак, внедрение адаптируемых систем позволяет избавиться от недостатков других подходов и при этом сохранить их преимущества. Данный метод подходит для всех типов организаций и позволяет наиболее точно воплотить все требования заказчика, при минимальном риске неудачного исхода. Именно такой подход будет применен в практической части работы.

Функциональность и уровень автоматизации процессов

Так как на данный момент на рынке присутствуют системы автоматизирующие совершенно разные процессы и содержащие объемный функционал, в работе будут рассмотрены только системы управления человеческими ресурсами.

Отталкиваясь от существующих в компании потребностей, с помощью приведенных далее методик деления АСУП по уровням автоматизации и функциональности, могут быть подобраны наиболее подходящие заказчику решения.

Согласно общепринятой методологии, системы классаHRIS делятся по уровню автоматизации на три типа [17]:

Эти уровни отражены в историческом порядке, развиваясь в процессе изменения потребностей кадровых служб и возможностей программирования. Изначально системы управления человеческими ресурсами возникли для автоматизации базовыхHR-функций, которые имеют определённые стандарты и законодательные регламенты, а также отличаются рутинностью и трудоёмкостью их ручного выполнения. Данные функции были наиболее очевидны для автоматизации, так как имели вычислительный характер и простой алгоритм выполнения. Так первыми возникли системы, автоматизирующие только подсчет заработной платы. Следом за ними появились усложненные системы, которые включали в себя не только расчет зарплаты, но и более сложные, но все также формальные функции кадрового учета: создание и обновление штатного расписания, контроль перемещения сотрудников, кадровый документооборот и т.д.

Впоследствии были автоматизированы и неформализованные процессы управления человеческими или трудовыми ресурсами, которые не имеют четкого регламента и являются наиболее сложным для алгоритмизации. Таким образом системы третьего уровня автоматизации включают в себя не только функции систем второго уровня, но и более сложные функции такие как оценка или аттестация сотрудников, составление карьерных маршрутов, индивидуальных планов развития и проведение обучения.

Программные решения первого уровня наиболее просты в части внедрения и эксплуатации, чаще всего они преднастроены, обладают ограниченной функциональностью и гибкостью, что делает их дешевыми, но менее популярными, чем решения более высоких уровней.

Ввиду того, что в последнее время наибольший акцент делается на управленческом функционале систем, граница между решениями второго и третьего уровня автоматизации стала постепенно размываться. И те, и другие решения обладают обширным функционалом и возможностью кастомизации. С помощью систем третьего уровня автоматизации может быть реализована любая методология управления человеческими ресурсами. Стоимость таких решений на порядок выше, однако они покрывают полный списокHR-задач. Ввиду такого незаметного слияния уровней, на данный момент логичнее говорить о делении систем не по уровням, а по их функциональному наполнению: расчетно-ученые, неполнофункциональные и полнофункциональные системы.

В исследовании компанией «ForresterResearch» было выделено шесть основных функциональных блоковHRM-систем, которые группируются в три уровня пользования системой [18]:

  1. Пользовательский уровень
    1. Средства пользовательского взаимодействия
      1. Процессы пользователя;
      2. Процессы менеджера;
      3. Процессы наемного (временного) сотрудника;
      4. Контент и коммуникации;
      5. Аналитика и отчетность.
    1. Уровень развития персонала
      1. Управление эффективностью и талантами
        1. Управление эффективностью сотрудников;
        2. Планирование успеха;
        3. Управление компетенциями;
        4. Управление обучением;
        5. Управление карьерным продвижением.
        1. Управление компенсациями и льготами
          1. Структурирование заработной платы;
          2. Формирование не денежных компенсаций;
          3. Выплаты бонусов.
          1. Управление рекрутинговым процессом
            1. Планирование найма персонала;
            2. Выставление вакансий;
            3. Обработка заявок претендентов;
            4. Адаптация новых сотрудников.
      1. Уровень базовых операций
        1. Управление человеческими ресурсами
          1. Контроль рабочего времени;
          2. Анализ рабочего времени;
          3. Подсчет сверхурочных.
          1. Базовые транзакции
            1. Запись и хранение данных о сотрудниках;
            2. Управление выгодами;
            3. Расчет заработной платы;
            4. Управление позициями;
            5. Соблюдение законодательных и регулятивных норм.

Как правило, системы, второго и третьего уровня состоят из нескольких модулей, которые позволяют компаниям автоматизировать только необходимые им функциональные блоки. Такое модульное строение системы делает ее более гибкой, и позволяет сократить затраты компании на внедрение.

1.5. Подготовка объекта к автоматизации процессов

В рамках данного этапа проводятся работы по созданию программного обеспечения или закупка и настройка тиражируемой системы, в зависимости от выбранного на предыдущем этапе подхода к автоматизации.

Настройка системы производится несколькими способами [10]:

Разработка кода системы. Различные системы разработаны на разных языках программирования, единый стандарт на этот счет отсутствует. Иногда вся настройка системы заключается в разработке или доработке существующего кода, а иногда дополняется конфигурацией. Для изменения существующей в системе бизнес-логики необходимо провести большой объем работы и менять её код, в то время как для решения мелких задач вроде изменения поля в системе достаточно воспользоваться конфигурацией, что позволяет настроить функции без знания специфики языка, на котором написана система.

Настройка в режиме конфигурации.Как правило, режим «Конфигурация» присутствует в той или иной степени во всех системах, однако между ними могут быть значительные различия в объеме возможностей, который предоставляет данный режим и квалификации сотрудников, которые буду заниматься настройкой. Существует три типа режима «конфигурации»:

Первый тип является наиболее простым, с помощью настройки такого типа появляется возможность увеличить объем информации об объектах системы и разнообразить их взаимодействие.

В «конфигураторах» второго типа в качестве объектов конфигурации выступают процессы. С помощью них выстраивается логика процессов, то есть последовательность происходящих согласно процессу действий.

В режиме третьего типа предоставляется возможность настроить расположение объектов в формах, скрывать их и разграничить доступ к ним для определенных пользователей.

Результатом данного этапа служат сформированные справочники и кастомизированные формы, проработана бизнес-логика проекта и сформирован акт приемки работ. Также исполнитель должен подготовить описание оптимальных настроек и рекомендации по подготовке рабочих мест, которая будет проводиться далее.

Выводы по первой главе

В рамках первой главы был рассмотрен жизненный цикл автоматизированных систем, его стадии и этапы. Были описаны отечественные и зарубежные стандарты, регламентирующие ЖЦ систем (его этапы или процессы), методики и инструменты, которые могут быть использованы на различных этапах жизненного цикла.

Таким образом были изучены методики обследования компаний, и выявлено, что полное обследование компании является более полным, нежели экспресс, хотя имеется большое количество сходств. В обоих видах обследований отчеты формируются по итогам анализа внутренней документации организации, анкет и интервью. Но экспресс обследования проводится достаточно поверхностно, в рамках обследования данного типа проводится интервью и анкетирование только менеджеров компании, когда во время полного обследования, опрашиваются все уровни сотрудников для составления более точной картины и выявления узких мест процессов на всех этапах. Однако, в некоторых случаях достаточный объем информации может быть получен и по результатам анализа документации и интервью.

Далее были представлены методики формирования требований к системе. Все рассмотренные методики (а именно:FURPS+, методика Карла Виргеса иSWEBOK) по сути делят все требования на функциональные и нефункциональные, которые потом разделаются по различным признакам. Из этих подходов наиболее популярным являетсяFURPS+, так как его методы понятны как исполнителям проекта, так и его заказчикам. Помимо данных методик был рассмотрен стандарт ГОСТ 34.602-89, который регламентирует как формирование требований к системе, так и их документирование. Этот стандарт является наиболее популярным из всех стандартов серии ГОСТ 34, так как позволяет сформировать наиболее полное техническое задание на создание системы, которое будет понятно как заказчику, так и исполнителю, и обезопасит первого от многих проектных рисков.

Также были исследованы методики моделирования бизнес-процессов, применяемые для разработки исполнителем концепции будущей системы, и выявлены отличия, преимущества и недостатки этих методик. Так согласно нотацииBPMN, процесс изображается в виде диаграммы, понятной всем типам пользователей. В нотации прописано какие существуют типы объектов, что они обозначают и как изображаются.BPMN включает в себя два типа методик построения моделей бизнес-процессов: объектные и функциональные. Наиболее распространенной объектной методикой являетсяUML, а функциональнойIDEF. Оба подхода применимы в реальных проектах, однако объектный подход является более распространенным, так как перекрывает недостатки функционального.

НотацияEEPC представляет бизнес-процесс в виде алгоритма, то есть последовательности действий. Данная нотация включает в себя изображение дополнительных объектов процесса, таких как документы, базы данных, места, цели и другие и также называется «расширенной».

В ходе сравнения было выявлено, что нотацияBPMN является более простой для восприятия, так как для прочтения процессов, описанных в нотацииEEPC должны иметься специальные навыки и общее представление о нотации. Также ее сложнее документировать, так как процессы получаются достаточно громоздкими.

В четвертом разделе были приведены различные подходы к автоматизации, уровни автоматизации процессов и функциональность систем классаHRIS, которые должны быть изучены заказчиком для выбора наиболее подходящего решения. Наиболее популярным и действенным подходом на данный момент является внедрение адаптируемых систем, так как это решение помогает сохранить преимущества «коробочных» и самостоятельно разработанных с нуля решений, но избавиться от их недостатков.

И последним рассмотренным пунктом стали методы настройки систем в рамках этапа «Подготовка объекта к автоматизации процессов». В частности, методы написания кода и настройки в режиме «конфигурации».

Глава 2. Формирование требований к автоматизации процессов управления человеческими ресурсами в компании ХХХ




Похожие работы, которые могут быть Вам интерестны.

1. Оценка системы управления человеческими ресурсами в ООО «Автобус1»

2. Анализ организации управления человеческими ресурсами в ООО «ЮКЕЙ-АУДИТ»

3. Анализ системы управления человеческими ресурсами в ООО «Центральный офис»

4. Автоматизация взаимодействия бизнес-процессов коммерческого и IT департаментов компании Ин Плат

5. Как улучшить систему управления земельными ресурсами. Система управления и контроля земельными ресурсами

6. Электрификация и автоматизация технологических процессов строительства коллектора подземных коммуникаций в условиях ОАО СУ-70 ГПР-1

7. Совершенствование управления финансовыми ресурсами АО «Буер»

8. Технологии управления социальными ресурсами на муниципальном уровне

9. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ ЗЕМЕЛЬНЫМИ РЕСУРСАМИ

10. Моделирование бизнес-процессов производственной компании